Les entreprises s'appuient sur des processus récurrents pour gérer les ventes, la finance, le service client, les ressources humaines, les opérations et d'autres activités. Lorsque ces processus dépendent fortement de saisies manuelles, d'approbations, de rappels et d'échanges, les employés peuvent consacrer beaucoup de temps à des tâches répétitives.
Les logiciels d'automatisation des flux de travail aident les entreprises à automatiser des étapes définies d'un processus à l'aide de règles, de déclencheurs, d'intégrations et d'actions automatisées. Au lieu d'exiger des employés qu'ils réalisent manuellement chaque étape, le logiciel peut transférer des informations entre systèmes, attribuer des tâches, envoyer des notifications, demander des approbations et effectuer d'autres actions prédéfinies.
Les applications vont de simples flux de notification à des processus complexes impliquant plusieurs services et systèmes de l'entreprise. Les entreprises doivent comprendre comment fonctionne l'automatisation des flux de travail, où elle peut s'appliquer et quels éléments prendre en compte avant de mettre en œuvre une solution.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation des flux de travail ?
Un logiciel d'automatisation des flux de travail est conçu pour automatiser des tâches et des processus répétitifs selon des règles ou des conditions prédéfinies. Un flux de travail peut généralement démarrer lorsqu'un événement particulier se produit, puis déclencher une séquence d'actions.
Par exemple, lorsqu'un client soumet un formulaire, un flux automatisé peut ajouter les informations dans un système CRM, prévenir un commercial, créer une tâche de relance et envoyer un courriel d'accusé de réception.
De nombreuses plateformes d'automatisation des flux de travail utilisent une logique conditionnelle (si/alors), des connecteurs, des déclencheurs et des actions pour coordonner ces étapes. Les solutions modernes peuvent aussi intégrer l'intelligence artificielle, l'automatisation robotisée des processus et des capacités de process mining pour répondre à des besoins d'automatisation plus complexes.
Principales fonctionnalités des logiciels d'automatisation des flux de travail
Concepteurs de flux de travail
Les concepteurs visuels de flux de travail permettent aux utilisateurs de créer des processus automatisés en agençant déclencheurs, conditions, actions et approbations.
Les interfaces low-code et no-code peuvent permettre aux employés de créer certains flux de travail sans connaissances approfondies en programmation. Microsoft Power Automate, par exemple, fournit des outils pour créer des flux de travail sur différentes plateformes.
Déclencheurs et actions
Un flux de travail commence généralement par un déclencheur. Il peut s'agir de la soumission d'un nouveau formulaire, d'un courriel entrant, d'une transaction finalisée, d'un enregistrement mis à jour ou d'une heure programmée.
Le déclencheur peut ensuite lancer une ou plusieurs actions, comme la création d'une tâche, l'envoi d'une notification, la mise à jour d'une base de données ou une demande d'approbation.
Approbations
De nombreux processus métier exigent qu'une personne examine et approuve une action avant qu'elle puisse se poursuivre. Un logiciel de flux de travail peut acheminer les demandes vers la personne compétente et enregistrer l'approbation ou le refus qui en résulte.
Les exemples courants incluent les approbations d'achats, les remboursements de notes de frais, les demandes de congés, les contrats et les remises.
Intégrations
Les intégrations permettent au logiciel de flux de travail d'échanger des informations avec d'autres applications. Selon la plateforme, des connexions peuvent être disponibles pour la messagerie, le CRM, la comptabilité, la gestion de projet, le stockage cloud, les bases de données, les plateformes de communication et d'autres applications métier.
Microsoft présente Power Automate comme prenant en charge des flux de travail couvrant Microsoft 365 et des systèmes tiers grâce à des connecteurs.
Notifications et rappels
Les notifications automatisées peuvent alerter les employés lorsqu'une action est requise ou lorsqu'un processus atteint une étape donnée.
Les entreprises peuvent utiliser des rappels pour les échéances, les approbations, les relances clients, les tâches en retard et d'autres activités soumises à des délais.
Suivi et reporting
Les plateformes d'automatisation des flux de travail peuvent offrir une visibilité sur les flux en cours, les tâches terminées, les échecs et les délais de traitement. Le suivi peut aider les entreprises à repérer les goulets d'étranglement et à déterminer où les flux doivent être ajustés.
Certaines plateformes proposent également des capacités d'analyse et de process mining pour aider les organisations à comprendre le fonctionnement réel de leurs processus.
Comment les entreprises utilisent l'automatisation des flux de travail
Finance et comptabilité
Les équipes financières peuvent automatiser des processus tels que l'approbation des factures, les demandes de dépenses, les bons de commande, les notifications de paiement et la saisie des données comptables.
Par exemple, une facture peut être automatiquement acheminée vers le responsable concerné pour approbation avant d'être transmise à un système comptable.
Ressources humaines
Les services RH peuvent utiliser l'automatisation des flux de travail pour l'intégration des nouveaux employés, la collecte de documents, la publication des offres d'emploi, les demandes de congés et d'autres processus administratifs.
Lors de l'embauche d'un nouvel employé, un flux de travail peut créer automatiquement des tâches pour les RH, l'informatique, la paie et le responsable de l'employé. Microsoft cite l'intégration des nouveaux employés et les demandes de congés parmi les applications courantes de l'automatisation des flux de travail.
Ventes et marketing
Les équipes commerciales peuvent automatiser l'attribution des prospects, les rappels de relance, les mises à jour du CRM et les notifications.
Les équipes marketing peuvent utiliser des flux de travail pour déclencher des communications en fonction de l'activité des clients, gérer des séquences de maturation des prospects (lead nurturing) et coordonner les tâches liées aux campagnes.
Service client
Les flux de travail du service client peuvent attribuer automatiquement les tickets d'assistance, envoyer des messages d'accusé de réception, classer les demandes et faire remonter les problèmes selon des conditions prédéfinies.
L'automatisation peut permettre aux équipes de service de traiter les processus de routine tout en orientant les problèmes plus complexes vers des employés.
Opérations et achats
Les entreprises peuvent automatiser les demandes d'achat, les approbations de fournisseurs, l'acheminement des documents, les notifications liées aux stocks et d'autres processus opérationnels.
Un logiciel de flux de travail peut relier différents services afin que les informations passent d'une étape à l'autre sans que les employés aient à les transférer manuellement.
Informatique et sécurité
Les équipes informatiques peuvent utiliser l'automatisation pour la création de comptes, les notifications système, la gestion des incidents, les demandes d'accès et d'autres processus répétitifs.
Les plateformes d'automatisation plus avancées peuvent également associer l'automatisation des flux de travail à l'automatisation robotisée des processus et à des capacités fondées sur l'IA.
Avantages de l'automatisation des flux de travail
Réduction du travail répétitif
L'automatisation des activités de routine peut réduire la quantité de travail manuel que doivent effectuer les employés. Le personnel peut ainsi consacrer davantage de temps à des activités qui exigent du discernement, de la communication ou de la résolution de problèmes.
Réduction des erreurs manuelles
La saisie manuelle de données et les processus répétitifs peuvent être sources d'erreurs. Les flux automatisés peuvent appliquer des règles prédéfinies de manière cohérente, même si les systèmes automatisés nécessitent toujours des tests et une supervision appropriés.
Meilleure visibilité sur les processus
Des informations centralisées sur les flux de travail peuvent faciliter l'identification des tâches en attente, des goulets d'étranglement, des étapes en échec et d'autres problèmes de processus.
Accélération des approbations et des tâches
L'acheminement automatisé et les notifications peuvent réduire les retards liés à la transmission manuelle des demandes entre employés ou services.
Connexion des systèmes de l'entreprise
Les intégrations peuvent faciliter le transfert d'informations entre applications sans que les employés aient à copier-coller les données de manière répétée.
Automatisation des flux de travail et RPA
L'automatisation des flux de travail coordonne généralement plusieurs étapes au sein d'un processus métier plus large, pouvant impliquer des personnes, des applications, des approbations et des actions automatisées.
L'automatisation robotisée des processus (RPA) consiste plus précisément à utiliser des robots logiciels pour effectuer des tâches répétitives, souvent en interagissant avec les interfaces des applications à la manière d'un utilisateur humain.
Les deux technologies peuvent être utilisées conjointement. Un flux de travail peut déterminer à quel moment un processus automatisé doit avoir lieu, tandis qu'un robot RPA exécute une tâche précise au sein de ce processus.
Critères clés pour choisir un logiciel d'automatisation des flux de travail
Identifier d'abord les processus
Les entreprises doivent cartographier leurs flux de travail existants avant de les automatiser. Automatiser un processus inefficace sans en améliorer la conception peut simplement le faire fonctionner plus vite, sans le rendre plus efficace.
Microsoft recommande d'analyser les processus existants et d'identifier les goulets d'étranglement avant de choisir des outils d'automatisation.
Besoins d'intégration
Déterminez quelles applications l'entreprise doit connecter et si la plateforme d'automatisation propose les connecteurs, API ou autres méthodes d'intégration appropriés.
Facilité d'utilisation
Déterminez qui va concevoir et maintenir les flux de travail. Une interface low-code peut être utile aux équipes métier, tandis que des flux de travail d'entreprise complexes peuvent nécessiter l'appui de l'informatique ou de développeurs spécialisés.
Sécurité et gouvernance
Les flux de travail automatisés peuvent accéder à des informations sur les clients, les employés, les finances ou à d'autres données sensibles. Les entreprises doivent évaluer les autorisations, l'authentification, la protection des données, le suivi et les capacités de gouvernance.
Évolutivité
Une solution doit pouvoir prendre en charge de nouveaux flux de travail, utilisateurs, applications et processus métier à mesure que l'automatisation s'étend dans l'organisation.
Coût
Les entreprises doivent tenir compte des frais d'abonnement, de la mise en œuvre, des intégrations, du support, du développement et de la maintenance courante dans le calcul du coût total.
Exemples de logiciels d'automatisation des flux de travail
Microsoft Power Automate propose des flux cloud, l'automatisation de bureau, des intégrations, des approbations, du process mining, des capacités d'IA et des fonctionnalités de gouvernance.
IBM Business Automation Workflow fournit des outils pour automatiser les processus métier, gérer les flux de travail, suivre les opérations et intégrer des capacités d'IA aux flux de travail de l'entreprise.
La plateforme appropriée dépend des systèmes existants de l'organisation, de la complexité de ses processus, de ses besoins d'automatisation, de ses exigences de sécurité et de son budget.
Conclusion
Les logiciels d'automatisation des flux de travail peuvent aider les entreprises à réduire le travail répétitif, à coordonner les processus, à connecter les applications, à accélérer les approbations et à améliorer la visibilité sur les opérations quotidiennes.
Leur utilité dépend fortement du choix des processus à automatiser. Les entreprises doivent d'abord comprendre le fonctionnement d'un processus, identifier les goulets d'étranglement et déterminer quelles étapes peuvent être automatisées sans créer de complexité inutile.
Lors de l'évaluation d'un logiciel, les organisations doivent prendre en compte les intégrations, la facilité d'utilisation, la sécurité, la gouvernance, l'évolutivité, le reporting et le coût total. Une stratégie d'automatisation bien conçue peut aider les entreprises à standardiser leurs processus de routine tout en permettant aux employés de consacrer davantage de temps à des tâches qui exigent le jugement et l'expertise humains.