Las empresas dependen de procesos recurrentes para gestionar las ventas, las finanzas, la atención al cliente, los recursos humanos, las operaciones y otras actividades. Cuando estos procesos dependen en gran medida de la introducción manual de datos, las aprobaciones, los recordatorios y la comunicación, los empleados pueden dedicar mucho tiempo a completar tareas repetitivas.
El software de automatización de flujos de trabajo ayuda a las empresas a automatizar pasos definidos dentro de un proceso mediante reglas, desencadenadores, integraciones y acciones automatizadas. En lugar de exigir que los empleados completen cada paso manualmente, el software puede trasladar información entre sistemas, asignar tareas, enviar notificaciones, solicitar aprobaciones y realizar otras acciones predefinidas.
Las aplicaciones van desde simples flujos de notificación hasta procesos complejos en los que intervienen varios departamentos y sistemas de negocio. Las empresas deben entender cómo funciona la automatización de flujos de trabajo, dónde puede aplicarse y qué aspectos considerar antes de implantar una solución.
¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo está diseñado para automatizar tareas y procesos repetitivos de acuerdo con reglas o condiciones predefinidas. Normalmente, un flujo de trabajo puede iniciarse cuando ocurre un evento determinado y, a continuación, desencadenar una secuencia de acciones.
Por ejemplo, cuando un cliente envía un formulario, un flujo automatizado podría añadir la información a un sistema CRM, avisar a un representante de ventas, crear una tarea de seguimiento y enviar un correo electrónico de acuse de recibo.
Muchas plataformas de automatización de flujos de trabajo utilizan lógica condicional (si/entonces), conectores, desencadenadores y acciones para coordinar estos pasos. Las soluciones modernas también pueden incorporar inteligencia artificial, automatización robótica de procesos y minería de procesos para requisitos de automatización más complejos.
Características clave del software de automatización de flujos de trabajo
Generadores de flujos de trabajo
Los generadores visuales de flujos de trabajo permiten crear procesos automatizados organizando desencadenadores, condiciones, acciones y aprobaciones.
Las interfaces de poco código y sin código pueden permitir que los empleados creen ciertos flujos de trabajo sin amplios conocimientos de programación. Microsoft Power Automate, por ejemplo, ofrece herramientas para crear flujos de trabajo en diversas plataformas.
Desencadenadores y acciones
Por lo general, un flujo de trabajo comienza con un desencadenador. Puede ser el envío de un nuevo formulario, la llegada de un correo electrónico, una transacción completada, un registro actualizado o una hora programada.
El desencadenador puede iniciar entonces una o varias acciones, como crear una tarea, enviar una notificación, actualizar una base de datos o solicitar una aprobación.
Aprobaciones
Muchos procesos de negocio requieren que alguien revise y apruebe una acción antes de que pueda continuar. El software de flujos de trabajo puede dirigir las solicitudes a la persona adecuada y registrar la aprobación o el rechazo resultante.
Entre los ejemplos habituales figuran las aprobaciones de compras, los reembolsos de gastos, las solicitudes de vacaciones, los contratos y los descuentos.
Integraciones
Las integraciones permiten que el software de flujos de trabajo intercambie información con otras aplicaciones. Según la plataforma, puede haber conexiones disponibles para correo electrónico, CRM, contabilidad, gestión de proyectos, almacenamiento en la nube, bases de datos, plataformas de comunicación y otras aplicaciones empresariales.
Microsoft describe Power Automate como una herramienta que admite flujos de trabajo en Microsoft 365 y en sistemas de terceros mediante conectores.
Notificaciones y recordatorios
Las notificaciones automatizadas pueden avisar a los empleados cuando se requiere una acción o cuando un proceso alcanza una etapa determinada.
Las empresas pueden utilizar recordatorios para plazos, aprobaciones, seguimientos de clientes, tareas vencidas y otras actividades urgentes.
Supervisión e informes
Las plataformas de automatización de flujos de trabajo pueden ofrecer visibilidad sobre los flujos en ejecución, las tareas completadas, los fallos y los tiempos de procesamiento. La supervisión puede ayudar a las empresas a detectar cuellos de botella y determinar qué flujos de trabajo necesitan ajustes.
Algunas plataformas también ofrecen capacidades de analítica y minería de procesos para ayudar a las organizaciones a comprender cómo funcionan realmente sus procesos.
Cómo utilizan las empresas la automatización de flujos de trabajo
Finanzas y contabilidad
Los equipos financieros pueden automatizar procesos como la aprobación de facturas, las solicitudes de gastos, las órdenes de compra, las notificaciones de pago y la introducción de datos contables.
Por ejemplo, una factura podría enviarse automáticamente al responsable correspondiente para su aprobación antes de pasar al sistema contable.
Recursos humanos
Los departamentos de RR. HH. pueden utilizar la automatización de flujos de trabajo para la incorporación de empleados, la recopilación de documentos, la publicación de ofertas de empleo, las solicitudes de permisos y otros procesos administrativos.
Cuando se contrata a un nuevo empleado, un flujo de trabajo podría crear automáticamente tareas para RR. HH., TI, nóminas y el responsable del empleado. Microsoft señala la incorporación de empleados y las solicitudes de permisos entre las aplicaciones habituales de la automatización de flujos de trabajo.
Ventas y marketing
Los equipos de ventas pueden automatizar la asignación de oportunidades, los recordatorios de seguimiento, las actualizaciones del CRM y las notificaciones.
Los equipos de marketing pueden utilizar flujos de trabajo para activar comunicaciones en función de la actividad de los clientes, gestionar secuencias de maduración de leads y coordinar tareas relacionadas con las campañas.
Atención al cliente
Los flujos de trabajo de atención al cliente pueden asignar automáticamente tickets de soporte, enviar mensajes de acuse de recibo, clasificar solicitudes y escalar incidencias según condiciones predefinidas.
La automatización puede permitir que los equipos de servicio gestionen los procesos rutinarios mientras derivan los asuntos más complejos a los empleados.
Operaciones y compras
Las empresas pueden automatizar solicitudes de compra, aprobaciones de proveedores, circulación de documentos, notificaciones relacionadas con el inventario y otros procesos operativos.
El software de flujos de trabajo puede conectar distintos departamentos para que la información pase de una etapa a otra sin que los empleados tengan que transferirla manualmente.
TI y seguridad
Los equipos de TI pueden recurrir a la automatización para el aprovisionamiento de cuentas, las notificaciones del sistema, la gestión de incidentes, las solicitudes de acceso y otros procesos repetitivos.
Las plataformas de automatización más avanzadas también pueden combinar la automatización de flujos de trabajo con la automatización robótica de procesos y capacidades basadas en IA.
Beneficios de la automatización de flujos de trabajo
Reduce el trabajo repetitivo
Automatizar las actividades rutinarias puede reducir la cantidad de trabajo manual que deben realizar los empleados. Esto puede permitir que el personal dedique más tiempo a actividades que requieren criterio, comunicación o resolución de problemas.
Reduce los errores manuales
La introducción manual de datos y los procesos repetitivos pueden dar lugar a errores. Los flujos de trabajo automatizados pueden aplicar reglas predefinidas de forma coherente, aunque los sistemas automatizados siguen necesitando pruebas y supervisión adecuadas.
Mejora la visibilidad de los procesos
Centralizar la información de los flujos de trabajo puede facilitar la identificación de tareas pendientes, cuellos de botella, pasos fallidos y otros problemas del proceso.
Agiliza aprobaciones y tareas
El enrutamiento y las notificaciones automatizados pueden reducir los retrasos causados por el envío manual de solicitudes entre empleados o departamentos.
Conecta los sistemas de negocio
Las integraciones pueden ayudar a trasladar información entre aplicaciones sin que los empleados tengan que copiar y pegar datos una y otra vez.
Automatización de flujos de trabajo frente a RPA
La automatización de flujos de trabajo suele coordinar varios pasos dentro de un proceso de negocio más amplio, en el que pueden intervenir personas, aplicaciones, aprobaciones y acciones automatizadas.
La automatización robótica de procesos (RPA) se centra de forma más específica en el uso de bots de software para realizar tareas repetitivas, a menudo interactuando con las interfaces de las aplicaciones de un modo similar al de un usuario humano.
Ambas tecnologías pueden utilizarse conjuntamente. Un flujo de trabajo puede determinar cuándo debe ejecutarse un proceso automatizado, mientras que un bot de RPA realiza una tarea concreta dentro de ese proceso.
Consideraciones clave al elegir software de automatización de flujos de trabajo
Identificar primero los procesos
Las empresas deberían mapear los flujos de trabajo existentes antes de automatizarlos. Automatizar un proceso ineficiente sin mejorar su diseño de fondo puede limitarse a hacer que ese proceso ineficiente funcione más rápido.
Microsoft recomienda analizar los procesos existentes e identificar los cuellos de botella antes de seleccionar herramientas de automatización.
Requisitos de integración
Conviene revisar qué aplicaciones necesita conectar la empresa y si la plataforma de automatización ofrece los conectores, las API u otros métodos de integración adecuados.
Facilidad de uso
Es importante considerar quién creará y mantendrá los flujos de trabajo. Una interfaz de poco código puede ser útil para los equipos de negocio, mientras que los flujos empresariales complejos pueden requerir el apoyo de TI o de desarrolladores especializados.
Seguridad y gobernanza
Los flujos de trabajo automatizados pueden acceder a información de clientes, empleados, finanzas u otros datos sensibles. Las empresas deben evaluar los permisos, la autenticación, la protección de datos, la supervisión y las capacidades de gobernanza.
Escalabilidad
Una solución debe poder dar soporte a más flujos de trabajo, usuarios, aplicaciones y procesos de negocio a medida que la automatización se extiende por la organización.
Costo
Al calcular el costo total, las empresas deben tener en cuenta las cuotas de suscripción, la implantación, las integraciones, el soporte, el desarrollo y el mantenimiento continuo.
Ejemplos de software de automatización de flujos de trabajo
Microsoft Power Automate ofrece flujos en la nube, automatización de escritorio, integraciones, aprobaciones, minería de procesos, capacidades de IA y funciones de gobernanza.
IBM Business Automation Workflow ofrece herramientas para automatizar procesos de negocio, gestionar flujos de trabajo, supervisar operaciones e integrar capacidades de IA en los flujos de trabajo empresariales.
La plataforma adecuada depende de los sistemas existentes de la organización, la complejidad de sus procesos, sus requisitos de automatización, sus necesidades de seguridad y su presupuesto.
Reflexiones finales
El software de automatización de flujos de trabajo puede ayudar a las empresas a reducir el trabajo repetitivo, coordinar procesos, conectar aplicaciones, agilizar aprobaciones y mejorar la visibilidad de las operaciones cotidianas.
Su utilidad depende en gran medida de elegir los procesos adecuados para automatizar. Las empresas deberían comprender primero cómo funciona un proceso, identificar los cuellos de botella y determinar qué pasos pueden automatizarse sin añadir una complejidad innecesaria.
Al evaluar el software, las organizaciones deben considerar las integraciones, la facilidad de uso, la seguridad, la gobernanza, la escalabilidad, los informes y el costo total. Una estrategia de automatización bien diseñada puede ayudar a las empresas a estandarizar los procesos rutinarios y, al mismo tiempo, permitir que los empleados dediquen más tiempo a tareas que requieren criterio y experiencia humanos.