Les entreprises s'appuient sur des logiciels pour la comptabilité, la gestion de la relation client, les ressources humaines, la gestion de projet, les ventes, le marketing, les opérations et d'autres fonctions. À mesure que le nombre d'applications professionnelles disponibles augmente, choisir entre des solutions similaires peut devenir difficile.
Comparer des logiciels d'entreprise consiste à évaluer les applications en fonction des fonctionnalités, des intégrations, de la facilité d'utilisation, de la sécurité, de l'évolutivité, de l'assistance et des coûts qui comptent pour une organisation donnée. Une comparaison structurée peut aider les entreprises à distinguer les exigences essentielles des fonctionnalités qui n'apportent pas de réelle valeur.
Aucune solution logicielle ne convient à toutes les organisations. Le choix approprié dépend des processus métier, des utilisateurs, des technologies existantes, des besoins en matière de données, du budget et des projets futurs. Un cadre d'évaluation clair peut rendre le processus de sélection plus cohérent et plus pragmatique.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'entreprise ?
Les logiciels d'entreprise désignent les applications conçues pour soutenir les activités et les processus d'une organisation. Ils vont des outils spécialisés destinés à un seul service aux plateformes plus larges qui prennent en charge plusieurs fonctions de l'entreprise.
Les catégories courantes comprennent :
- Les logiciels de comptabilité et de finance
- La gestion de la relation client (CRM)
- Les progiciels de gestion intégrés (ERP)
- Les logiciels de ressources humaines
- Les logiciels de gestion de projet
- L'automatisation du marketing
- L'informatique décisionnelle et l'analyse
- L'automatisation des flux de travail
- Les plateformes de service client
Certaines entreprises utilisent des applications distinctes pour chaque fonction, tandis que d'autres préfèrent des suites intégrées. Microsoft souligne que le choix des technologies devrait être lié aux processus métier et impliquer les parties prenantes concernées, plutôt que d'être traité comme une simple décision technologique.
Pourquoi comparer les logiciels d'entreprise ?
Comparer les logiciels avant l'achat peut aider les entreprises à repérer des différences qui ne ressortent pas forcément des descriptions de produits.
Deux applications peuvent toutes deux proposer des fonctions de comptabilité, de CRM ou de gestion de projet, tout en différant sensiblement en matière de personnalisation, d'intégrations, de reporting, de contrôles de sécurité, d'expérience utilisateur et de tarification.
Une comparaison peut également aider les entreprises à repérer les fonctionnalités superflues. Acheter un système doté de capacités que les salariés n'utiliseront pas peut augmenter les coûts et la complexité sans apporter d'avantages correspondants.
IBM décrit l'évaluation des logiciels comme un processus consistant à identifier les difficultés, à définir les besoins des parties prenantes et à les faire correspondre aux fonctionnalités des logiciels.
Principales fonctionnalités à évaluer
Fonctionnalités de base
Le premier critère devrait être de savoir si le logiciel accomplit les tâches dont l'entreprise a réellement besoin.
Dressez une liste des fonctions essentielles avant de comparer les éditeurs. Par exemple, un système de comptabilité peut devoir gérer la facturation, le rapprochement bancaire, le suivi des dépenses, le reporting financier et les fonctions liées à la fiscalité.
Distinguez les fonctionnalités indispensables des options souhaitables. Il est ainsi plus facile d'éliminer les produits qui ne répondent pas aux exigences fondamentales.
Intégrations
Les logiciels d'entreprise fonctionnent rarement de manière totalement isolée. Ils peuvent devoir échanger des informations avec des systèmes de comptabilité, des plateformes CRM, des prestataires de paiement, des bases de données, des applications de communication ou d'autres outils professionnels.
Les capacités d'intégration peuvent donc constituer un critère de comparaison important. Les entreprises devraient vérifier si une plateforme propose des intégrations natives, des API, des connecteurs ou d'autres méthodes d'échange de données.
Oracle cite l'évolutivité, la sécurité, la synchronisation des données et la complexité de configuration parmi les points à prendre en compte lors de l'intégration d'applications SaaS.
Facilité d'utilisation
Une plateforme logicielle peut offrir de nombreuses fonctionnalités et poser malgré tout des problèmes si les salariés la trouvent difficile à utiliser.
Tenez compte de l'expérience des différents groupes d'utilisateurs, notamment les administrateurs, les managers, les salariés et les utilisateurs externes. Une démonstration ou une version d'essai peut aider les entreprises à évaluer la navigation, les flux de travail, la recherche, le reporting et les tâches quotidiennes.
Personnalisation
Les entreprises ont souvent des processus qui s'écartent des flux de travail standard. Les logiciels peuvent offrir des possibilités de personnalisation au moyen de champs configurables, de flux de travail, de tableaux de bord, de droits d'accès, de modèles ou de règles métier.
La personnalisation peut toutefois alourdir la mise en œuvre et la maintenance. Les entreprises devraient déterminer quels processus nécessitent réellement une personnalisation et lesquels peuvent raisonnablement s'appuyer sur les fonctionnalités standard.
Automatisation
L'automatisation peut réduire les tâches administratives répétitives et contribuer à standardiser les processus.
Selon la catégorie de logiciel, l'automatisation peut inclure des rapports programmés, des relances de factures, des circuits d'approbation, l'attribution de prospects, l'intégration des nouveaux salariés, des notifications ou la synchronisation des données.
Lors de la comparaison des produits, vérifiez si l'automatisation est incluse dans l'offre standard et si l'automatisation avancée nécessite des abonnements supplémentaires ou des développements techniques.
Reporting et analyse
Les capacités de reporting déterminent la facilité avec laquelle une entreprise peut transformer les données du logiciel en informations utiles.
Évaluez les tableaux de bord disponibles, les rapports standard, le reporting personnalisé, l'export des données, le filtrage et les capacités d'analyse. Vérifiez si les managers peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin sans dépendre fortement du personnel technique.
Sécurité et contrôle des accès
Les applications d'entreprise peuvent contenir des informations financières, des données clients, des données sur les salariés, des données opérationnelles et d'autres informations sensibles.
Les critères de sécurité peuvent inclure l'authentification, les droits d'accès par rôle, le chiffrement, les journaux d'audit, la sauvegarde des données, les contrôles d'administration et les fonctionnalités de conformité.
La sécurité devrait être évaluée en même temps que le coût, plutôt que d'être considérée comme une fonctionnalité facultative. Microsoft souligne que réduire les contrôles de sécurité dans le seul but d'optimiser les coûts peut accroître les risques pour l'organisation.
Évolutivité
Un système logiciel doit pouvoir s'adapter aux évolutions prévues du nombre d'utilisateurs, du volume de transactions, des données, des sites et des processus métier.
Une solution qui fonctionne pour une petite organisation peut devenir moins adaptée à mesure que l'entreprise se développe. Oracle recommande de définir les exigences d'évolutivité en fonction des charges de travail actuelles et prévisionnelles.
Accès mobile et à distance
Pour les entreprises qui emploient des salariés à distance, des équipes sur le terrain ou qui disposent de bureaux dispersés, l'accès mobile et par navigateur peut être important.
Vérifiez si les fonctions les plus utilisées sont disponibles sur les appareils que les salariés utilisent réellement et si la version mobile offre le même niveau d'accès que la version de bureau.
Tarification et coût total de possession
La tarification d'un logiciel doit être évaluée au-delà du prix d'abonnement affiché.
Le coût total de possession (TCO) peut comprendre :
- Les frais d'abonnement ou de licence
- La mise en œuvre
- La migration des données
- Les utilisateurs supplémentaires
- Les intégrations premium
- La formation
- L'assistance technique
- La personnalisation
- La maintenance
- Les frais de paiement ou de transaction
Les recommandations de Microsoft en matière de gestion des coûts préconisent de tenir compte des exigences métier et des arbitrages entre coût, sécurité, évolutivité, résilience et besoins opérationnels, plutôt que d'optimiser uniquement le prix.
Les entreprises devraient également déterminer comment la tarification évolue lorsque le nombre d'utilisateurs, les transactions, le stockage ou les fonctionnalités augmentent.
Logiciels cloud ou sur site
Le mode de déploiement peut avoir une incidence sur le coût, l'administration, la sécurité et la souplesse.
Les logiciels cloud sont généralement hébergés par le fournisseur et accessibles par Internet. Le fournisseur gère habituellement l'infrastructure et les mises à jour du logiciel.
Les logiciels sur site sont installés et gérés dans l'environnement propre de l'organisation. Cette formule peut offrir un meilleur contrôle de l'infrastructure, mais elle peut nécessiter des ressources internes supplémentaires pour la maintenance, la sécurité, les sauvegardes et les mises à jour.
Certaines entreprises adoptent également des approches hybrides. Le modèle approprié dépend des exigences opérationnelles, réglementaires, techniques et financières.
Comment comparer les logiciels d'entreprise
Une comparaison structurée peut faciliter le processus de sélection.
- 1Définir les besoins de l'entreprise
Identifiez les processus que le logiciel doit prendre en charge et les problèmes que l'organisation souhaite résoudre.
- 1Identifier les parties prenantes
Associez les salariés qui utiliseront, administreront ou dépendront du logiciel. Les différents services peuvent avoir des besoins différents.
- 1Établir des critères d'évaluation
Élaborez une liste cohérente couvrant les fonctionnalités, les intégrations, la facilité d'utilisation, la sécurité, le reporting, l'évolutivité, l'assistance et le coût.
- 1Comparer les éditeurs
Évaluez chaque produit au regard des mêmes exigences. Une simple matrice de comparaison peut aider à repérer les lacunes et les différences.
IBM décrit l'utilisation de matrices d'évaluation pour comparer les logiciels selon des critères tels que la facilité d'utilisation, l'évolutivité, l'intégration, la sécurité, le coût, l'assistance et la gestion des données.
- 1Tester le logiciel
Les versions d'essai, les démonstrations et les projets pilotes peuvent révéler des problèmes pratiques qui n'apparaissent pas dans les supports marketing.
- 1Calculer le coût total
Intégrez la mise en œuvre, la formation, les intégrations, l'assistance et les extensions futures dans l'estimation des coûts.
- 1Examiner le contrat
Avant l'achat, examinez les conditions de licence, les conditions de renouvellement, la propriété des données, les engagements de service, les clauses de résiliation et les autres exigences contractuelles.
Erreurs courantes lors de la comparaison de logiciels d'entreprise
Les entreprises peuvent rendre le processus de comparaison moins efficace en se concentrant exclusivement sur le prix, en choisissant des fonctionnalités excessives, en négligeant les besoins d'intégration ou en n'impliquant pas les utilisateurs finaux.
Une autre erreur fréquente consiste à évaluer un logiciel en fonction des besoins actuels sans tenir compte de la croissance prévue. Un produit devrait être évalué à la fois au regard des besoins actuels et des exigences futures réalistes.
L'assistance fournie par l'éditeur devrait également être prise en compte. La formation, la documentation, l'assistance technique, les services de mise en œuvre et les mises à jour continues peuvent influer sur la valeur concrète d'un investissement logiciel.
Conclusion
La comparaison de logiciels d'entreprise est plus utile lorsqu'elle part des besoins de l'entreprise plutôt que des fonctionnalités proposées par les éditeurs. Les organisations devraient identifier les processus à prendre en charge, puis évaluer chaque solution selon des critères cohérents.
Les fonctionnalités de base, les intégrations, la facilité d'utilisation, la personnalisation, l'automatisation, le reporting, la sécurité, l'évolutivité, l'accès mobile, l'assistance et le coût total peuvent tous influer sur l'adéquation d'une application d'entreprise.
L'objectif n'est pas simplement de choisir le logiciel qui offre la plus longue liste de fonctionnalités ou le prix affiché le plus bas. Une solution pragmatique doit répondre aux principales exigences de l'entreprise, fonctionner avec les technologies existantes de l'organisation, rester facile à gérer pour les utilisateurs et présenter une structure de coûts adaptée à la fois aux activités actuelles et à la croissance prévue.