Las empresas dependen del software para la contabilidad, la gestión de las relaciones con los clientes, los recursos humanos, la gestión de proyectos, las ventas, el marketing, las operaciones y otras funciones. A medida que crece la oferta de aplicaciones empresariales, elegir entre soluciones similares puede volverse complicado.

Comparar software empresarial implica evaluar las aplicaciones según las funciones, las integraciones, la facilidad de uso, la seguridad, la escalabilidad, el soporte y los costos que son relevantes para cada organización. Una comparación estructurada ayuda a distinguir entre los requisitos esenciales y las funciones que quizá no aporten un valor real.

No existe una única solución de software que se adapte a todas las organizaciones. La elección adecuada depende de los procesos de negocio, los usuarios, la tecnología existente, los requisitos de datos, el presupuesto y los planes de futuro. Un marco de evaluación claro puede hacer que el proceso de selección sea más coherente y práctico.

¿Qué es el software empresarial?

El software empresarial abarca las aplicaciones diseñadas para respaldar las actividades y los procesos de una organización. Estas aplicaciones van desde herramientas especializadas para un solo departamento hasta plataformas más amplias que dan soporte a múltiples funciones de negocio.

Entre las categorías más habituales figuran:

  • Software de contabilidad y finanzas
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
  • Planificación de recursos empresariales (ERP)
  • Software de recursos humanos
  • Software de gestión de proyectos
  • Automatización del marketing
  • Inteligencia de negocio y analítica
  • Automatización de flujos de trabajo
  • Plataformas de atención al cliente

Algunas empresas utilizan aplicaciones independientes para cada función, mientras que otras prefieren suites integradas. Microsoft señala que la selección tecnológica debe vincularse a los procesos de negocio e involucrar a las partes interesadas pertinentes, en lugar de tratarse simplemente como una decisión tecnológica.

¿Por qué comparar software empresarial?

Comparar el software antes de adquirirlo ayuda a detectar diferencias que quizá no resulten evidentes en las descripciones de los productos.

Dos aplicaciones pueden ofrecer funciones de contabilidad, CRM o gestión de proyectos y, aun así, diferir sustancialmente en personalización, integraciones, informes, controles de seguridad, experiencia de usuario y precios.

Una comparación también permite identificar funciones innecesarias. Adquirir un sistema con capacidades que los empleados no van a utilizar puede aumentar los costos y la complejidad sin aportar beneficios equivalentes.

IBM describe la evaluación de software como un proceso que consiste en identificar los desafíos, definir los requisitos de las partes interesadas y hacer coincidir esos requisitos con las funciones y capacidades del software.

Características clave que conviene evaluar

Funcionalidad principal

La primera consideración debe ser si el software realiza las tareas que la empresa realmente necesita.

Conviene elaborar una lista de funciones esenciales antes de comparar proveedores. Por ejemplo, un sistema contable podría necesitar facturación, conciliación bancaria, control de gastos, informes financieros y funciones relacionadas con los impuestos.

Hay que separar las funciones imprescindibles de los extras deseables. Así resulta más fácil descartar los productos que no cumplen los requisitos fundamentales.

Integraciones

El software empresarial rara vez funciona de manera totalmente aislada. Puede necesitar intercambiar información con sistemas contables, plataformas CRM, proveedores de pagos, bases de datos, aplicaciones de comunicación u otras herramientas de negocio.

Por ello, las capacidades de integración pueden ser un factor de comparación importante. Las empresas deberían comprobar si una plataforma ofrece integraciones nativas, API, conectores u otros métodos de intercambio de datos.

Oracle señala la escalabilidad, la seguridad, la sincronización de datos y la complejidad de configuración entre los aspectos que deben considerarse al integrar aplicaciones SaaS.

Facilidad de uso

Una plataforma de software puede tener una funcionalidad muy amplia y, aun así, generar problemas si a los empleados les resulta difícil de usar.

Conviene tener en cuenta la experiencia de los distintos grupos de usuarios, como administradores, directivos, empleados y usuarios externos. Una demostración del producto o un periodo de prueba ayuda a evaluar la navegación, los flujos de trabajo, la búsqueda, los informes y las tareas cotidianas.

Personalización

Las empresas suelen tener procesos que difieren de los flujos de trabajo estándar. El software puede ofrecer personalización mediante campos configurables, flujos de trabajo, paneles, permisos, plantillas o reglas de negocio.

Sin embargo, la personalización también puede aumentar las exigencias de implementación y mantenimiento. Las empresas deberían determinar qué procesos requieren realmente personalización y cuáles pueden funcionar razonablemente con la funcionalidad estándar.

Automatización

La automatización puede reducir el trabajo administrativo repetitivo y contribuir a estandarizar los procesos.

Según la categoría de software, la automatización puede incluir informes programados, recordatorios de facturas, flujos de aprobación, asignación de oportunidades comerciales, incorporación de empleados, notificaciones o sincronización de datos.

Al comparar productos, conviene considerar si la automatización está incluida en el plan estándar y si la automatización avanzada requiere suscripciones adicionales o desarrollo técnico.

Informes y analítica

Las capacidades de generación de informes determinan con qué facilidad una empresa puede convertir los datos del software en información útil.

Hay que evaluar los paneles disponibles, los informes estándar, los informes personalizados, la exportación de datos, el filtrado y las capacidades analíticas. También conviene considerar si los responsables pueden obtener la información que necesitan sin depender en exceso del personal técnico.

Seguridad y controles de acceso

Las aplicaciones empresariales pueden contener información financiera, de clientes, de empleados, operativa y de otro tipo de carácter sensible.

Los aspectos de seguridad pueden incluir la autenticación, los permisos basados en roles, el cifrado, los registros de auditoría, las copias de seguridad, los controles administrativos y las capacidades de cumplimiento normativo.

La seguridad debe evaluarse junto con el costo, en lugar de tratarse como una función opcional. Microsoft advierte que reducir los controles de seguridad con el único fin de optimizar costos puede aumentar el riesgo para la organización.

Escalabilidad

Un sistema de software debe adaptarse a los cambios previstos en el número de usuarios, el volumen de transacciones, los datos, las ubicaciones y los procesos de negocio.

Una solución que funciona para una organización pequeña puede volverse menos adecuada a medida que la empresa crece. Oracle recomienda definir los requisitos de escalabilidad en función de las cargas de trabajo actuales y previstas.

Acceso móvil y remoto

Para las empresas con empleados en remoto, equipos de campo u oficinas distribuidas, el acceso desde dispositivos móviles y navegadores puede ser importante.

Conviene comprobar si las funciones de uso más frecuente están disponibles en los dispositivos que los empleados realmente utilizan y si la versión móvil ofrece el mismo nivel de acceso que la experiencia de escritorio.

Precio y costo total de propiedad

El precio del software debe evaluarse más allá de la tarifa de suscripción anunciada.

El costo total de propiedad (TCO) puede incluir:

  • Tarifas de suscripción o de licencia
  • Implementación
  • Migración de datos
  • Usuarios adicionales
  • Integraciones premium
  • Formación
  • Soporte técnico
  • Personalización
  • Mantenimiento
  • Comisiones por pagos o transacciones

La guía de gestión de costos de Microsoft recomienda tener en cuenta los requisitos del negocio y el equilibrio entre costo, seguridad, escalabilidad, resiliencia y necesidades operativas, en lugar de optimizar únicamente el precio.

Las empresas también deberían determinar cómo cambia el precio a medida que aumentan los usuarios, las transacciones, el almacenamiento o la funcionalidad.

Software en la nube frente a software local

El modelo de implementación puede influir en el costo, la administración, la seguridad y la flexibilidad.

El software en la nube suele estar alojado por el proveedor y se accede a él a través de internet. Normalmente, el proveedor gestiona la infraestructura y las actualizaciones del software.

El software local (on-premises) se instala y gestiona en el entorno propio de la organización. Esto puede ofrecer un mayor control sobre la infraestructura, pero puede exigir recursos internos adicionales para el mantenimiento, la seguridad, las copias de seguridad y las actualizaciones.

Algunas empresas también utilizan enfoques híbridos. El modelo adecuado depende de los requisitos operativos, normativos, técnicos y financieros.

Cómo comparar software empresarial

Una comparación estructurada puede facilitar el proceso de selección.

  1. 1Definir los requisitos del negocio

Identificar los procesos que el software debe respaldar y los problemas que la organización quiere resolver.

  1. 1Identificar a las partes interesadas

Incluir a los empleados que van a utilizar, gestionar o depender del software. Los distintos departamentos pueden tener requisitos diferentes.

  1. 1Establecer criterios de evaluación

Elaborar una lista coherente que abarque funcionalidad, integraciones, facilidad de uso, seguridad, informes, escalabilidad, soporte y costo.

  1. 1Comparar proveedores

Evaluar cada producto con los mismos requisitos. Una sencilla matriz comparativa ayuda a identificar carencias y diferencias.

IBM describe el uso de matrices de evaluación para comparar software según criterios como la facilidad de uso, la escalabilidad, la integración, la seguridad, el costo, el soporte y la gestión de datos.

  1. 1Probar el software

Las versiones de prueba, las demostraciones y los proyectos piloto pueden revelar problemas prácticos que quizá no resulten evidentes en los materiales de marketing.

  1. 1Calcular el costo total

Incluir la implementación, la formación, las integraciones, el soporte y la futura expansión al estimar los costos.

  1. 1Revisar el contrato

Antes de comprar, examinar las condiciones de licencia, las condiciones de renovación, la propiedad de los datos, los compromisos de servicio, las cláusulas de cancelación y otros requisitos contractuales.

Errores habituales al comparar software empresarial

Las empresas pueden restar eficacia al proceso de comparación si se centran exclusivamente en el precio, eligen una funcionalidad excesiva, ignoran los requisitos de integración o no involucran a los usuarios finales.

Otro problema frecuente es evaluar el software según los requisitos actuales sin tener en cuenta el crecimiento previsto. Un producto debe valorarse en función tanto de las necesidades presentes como de los requisitos futuros realistas.

También hay que considerar el soporte del proveedor. La formación, la documentación, la asistencia técnica, los servicios de implementación y las actualizaciones continuas pueden influir en el valor práctico de una inversión en software.

Reflexiones finales

La comparación de software empresarial resulta más útil cuando parte de los requisitos del negocio y no de las funciones que ofrecen los proveedores. Las organizaciones deberían identificar los procesos que necesitan respaldar y, a continuación, evaluar cada solución con criterios coherentes.

La funcionalidad principal, las integraciones, la facilidad de uso, la personalización, la automatización, los informes, la seguridad, la escalabilidad, el acceso móvil, el soporte y el costo total pueden influir en la idoneidad de una aplicación empresarial.

El objetivo no es simplemente elegir el software con la lista de funciones más larga o el precio anunciado más bajo. Una solución práctica debe responder a los requisitos importantes del negocio, funcionar con la tecnología existente de la organización, resultar manejable para los usuarios y ofrecer una estructura de costos que se ajuste tanto a las operaciones actuales como al crecimiento previsto.

Referencias