Le recrutement peut impliquer des offres d'emploi, des candidatures, l'examen de CV, des entretiens, des échanges avec les candidats, des validations et des décisions d'embauche. À mesure que le nombre de postes ouverts et de candidats augmente, gérer ces activités au moyen de tableurs, d'e-mails et d'outils distincts peut devenir difficile.
Les logiciels de suivi des candidatures (ATS, pour *applicant tracking systems*) sont conçus pour organiser et gérer le processus de recrutement au sein d'une plateforme centralisée. Ils peuvent stocker les informations sur les candidats, suivre leur progression dans les différentes étapes du recrutement, faciliter la collaboration et fournir des rapports sur l'activité de recrutement.
Les fonctionnalités disponibles varient selon les plateformes, du simple suivi des candidatures jusqu'aux flux de travail automatisés, à la gestion des entretiens, à l'analyse, aux intégrations et aux outils de recrutement assistés par l'IA. Les entreprises doivent évaluer ces capacités en fonction de leur volume de recrutement, de leurs processus, de la structure de leurs équipes et de leurs besoins en matière de données.
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des candidatures ?
Un logiciel de suivi des candidatures sert à gérer les candidats tout au long du processus de recrutement. Un ATS peut recueillir les candidatures, stocker les informations sur les candidats, suivre l'état d'avancement des candidatures et organiser les activités de recrutement dans une base de données centralisée.
Un ATS type peut accompagner l'ensemble du processus, depuis la création d'une demande de recrutement et la publication d'une offre jusqu'à la présélection des candidats, la conduite des entretiens, la gestion des propositions d'embauche et le reporting sur l'activité de recrutement.
Au lieu de conserver les informations sur les candidats dans plusieurs tableurs et échanges d'e-mails, les équipes de recrutement peuvent utiliser l'ATS comme référentiel central du processus de recrutement.
Principales fonctionnalités des logiciels de suivi des candidatures
Publication et diffusion des offres d'emploi
De nombreuses plateformes ATS permettent aux recruteurs de créer des offres d'emploi et de les diffuser sur la page carrières de l'entreprise et sur des sites d'emploi externes. Cela évite de publier manuellement le même poste sur plusieurs canaux.
Certaines plateformes proposent également des outils pour créer des pages carrières et des formulaires de candidature aux couleurs de l'entreprise.
Base de données des candidats
Un ATS stocke généralement des profils de candidats contenant des informations telles que les CV, les coordonnées, l'historique des candidatures, les notes d'entretien et l'étape du recrutement.
Les fonctions de recherche et de filtrage permettent aux recruteurs de trouver des candidats selon des critères tels que les compétences, l'expérience, la formation, les étiquettes ou les échanges précédents.
Analyse et présélection des CV
L'analyse automatique des CV permet d'extraire les informations des CV des candidats et de les organiser en profils structurés. Cela peut réduire la saisie manuelle lorsque les recruteurs traitent un grand nombre de candidatures.
Certains systèmes récents proposent également une présélection des candidats ou des résumés de profils assistés par l'IA. Ces outils varient considérablement d'un fournisseur à l'autre ; les entreprises doivent donc comprendre comment les recommandations automatisées sont générées et quelle part d'examen humain reste nécessaire.
Gestion du vivier de candidats
Les plateformes ATS organisent généralement les candidats selon les étapes du processus de recrutement. Les étapes typiques peuvent inclure l'examen de la candidature, l'entretien téléphonique, les entretiens, l'évaluation, la proposition d'embauche et l'embauche.
Les recruteurs et les responsables du recrutement peuvent utiliser ce pipeline pour savoir où en sont les candidats et repérer les candidatures qui nécessitent une action.
Planification des entretiens
Les fonctionnalités de planification des entretiens peuvent faciliter la coordination entre candidats, recruteurs et responsables du recrutement. Selon la plateforme, elles peuvent inclure la synchronisation des agendas, la prise de rendez-vous en libre-service, des rappels automatiques et des intégrations avec des outils de visioconférence.
Kits d'entretien et grilles d'évaluation
Les outils d'entretien structuré permettent aux organisations de définir des critères d'évaluation cohérents. Les kits d'entretien fournissent aux intervieweurs des questions prédéfinies, tandis que les grilles d'évaluation leur permettent de consigner leurs retours selon des critères précis.
Les retours sont ainsi plus faciles à organiser et à comparer d'un candidat à l'autre.
Communication avec les candidats
De nombreuses plateformes ATS intègrent une messagerie ou des fonctions d'e-mail pour communiquer avec les candidats. Les recruteurs peuvent utiliser des modèles pour les communications courantes telles que les invitations à un entretien, les points d'étape, les relances et les réponses négatives.
La centralisation des échanges permet aussi aux équipes de recrutement de consulter plus facilement les interactions précédentes avec un candidat.
Reporting et analyse
L'analyse du recrutement peut fournir des informations sur le pipeline et la performance du recrutement. Selon le système, les rapports peuvent porter sur :
- Le nombre de candidats
- Les candidats par étape du recrutement
- Le temps passé à chaque étape
- La performance des sources de candidatures
- L'activité d'entretien
- Le taux d'acceptation des offres
- Le délai de pourvoi des postes
- Les taux de conversion de l'entonnoir de recrutement
Ces rapports peuvent aider les organisations à repérer les goulets d'étranglement et à comprendre comment les candidats progressent dans le processus de recrutement.
Intégrations
Un ATS peut s'intégrer aux agendas, aux sites d'emploi, aux systèmes RH, aux prestataires de vérification des antécédents, aux plateformes d'évaluation, aux outils d'entretien vidéo et à d'autres applications de recrutement.
Les capacités d'intégration sont particulièrement importantes lorsqu'une entreprise dispose déjà d'un ensemble établi de technologies RH.
Avantages d'un logiciel de suivi des candidatures
Des informations de recrutement centralisées
Un ATS offre un emplacement unique pour les informations sur les candidats, les étapes du recrutement, les retours d'entretien et les activités de recrutement associées. Cela évite d'avoir à chercher dans plusieurs systèmes.
Moins de tâches administratives
L'automatisation peut réduire les tâches répétitives telles que l'envoi de rappels, la planification des entretiens, le passage des candidats d'une étape à l'autre selon des flux prédéfinis et la création de communications standardisées.
Une meilleure collaboration au sein de l'équipe
Les recruteurs, les responsables du recrutement, les intervieweurs et les équipes RH peuvent accéder aux informations pertinentes sur les candidats dans le même système. Cela limite les allers-retours et clarifie les responsabilités.
Une meilleure visibilité sur le recrutement
Le reporting donne aux organisations une vue d'ensemble de l'activité de recrutement et de la performance du pipeline. Les responsables peuvent utiliser ces informations pour repérer les retards et suivre l'avancement des recrutements.
Des processus de recrutement plus cohérents
Les flux de travail standardisés, les kits d'entretien et les grilles d'évaluation peuvent aider les organisations à mettre en place des processus cohérents d'un poste et d'une équipe de recrutement à l'autre.
Logiciels de suivi des candidatures et CRM de recrutement
Un ATS et un CRM de recrutement peuvent répondre à des objectifs différents.
Un ATS se concentre généralement sur la gestion des candidats tout au long du processus de recrutement, une fois qu'ils sont entrés dans le pipeline. Un CRM de recrutement est davantage axé sur le sourcing proactif, les viviers de talents, la relation avec les candidats et l'engagement des candidats potentiels avant qu'ils ne postulent officiellement.
Certaines plateformes de recrutement combinent les deux fonctions, tandis que d'autres intègrent un ATS à un CRM distinct.
Critères clés pour choisir un ATS
Volume de recrutement
Une petite entreprise qui recrute occasionnellement n'a pas les mêmes besoins qu'une organisation qui gère des centaines ou des milliers de candidatures. Tenez compte du nombre de postes ouverts, de candidats, de recruteurs et de responsables du recrutement qui utiliseront le système.
Personnalisation des flux de travail
Les processus de recrutement diffèrent d'une organisation à l'autre. Recherchez un ATS capable de s'adapter aux étapes de validation, aux formats d'entretien, aux flux de recrutement et aux exigences de reporting de l'entreprise.
Facilité d'utilisation
Un ATS peut être utilisé par les recruteurs, mais aussi par les responsables du recrutement et les intervieweurs. Une interface compliquée peut freiner l'adoption ; la facilité d'utilisation doit donc être évaluée pour toutes les personnes qui utiliseront le système.
Intégrations
Vérifiez si la plateforme se connecte aux outils déjà utilisés par l'organisation, notamment les agendas, les logiciels RH, les sites d'emploi, les systèmes d'évaluation, les outils de communication et les plateformes d'intégration des nouveaux collaborateurs.
Sécurité et gestion des données
Les dossiers des candidats contiennent des données personnelles sensibles. Les entreprises doivent examiner les contrôles d'accès, la conservation des données, les pistes d'audit, les pratiques de sécurité et les possibilités d'export des données avant de choisir une plateforme.
IA et automatisation
Les fonctionnalités d'IA peuvent faciliter des tâches telles que le résumé de CV, la mise en correspondance des candidats, la présélection et l'automatisation des flux de travail. Les entreprises doivent les évaluer avec soin, notamment en matière de transparence, de supervision humaine, de gouvernance et de traitement des données des candidats.
Coût total
Le prix peut aller au-delà de l'abonnement de base. Les entreprises doivent tenir compte de la mise en œuvre, de la migration des données, des utilisateurs supplémentaires, des intégrations, du support, de l'accès à l'API et des fonctionnalités optionnelles pour estimer le coût total d'un ATS.
Exemples de logiciels de suivi des candidatures
Plusieurs plateformes RH et de recrutement reconnues proposent des fonctionnalités d'ATS.
Greenhouse propose le suivi des candidatures, des outils de recrutement structuré, des kits d'entretien, des grilles d'évaluation, l'analyse du recrutement, des intégrations et la gestion des flux de travail.
Workable propose le suivi des candidatures ainsi que le sourcing de candidats, des capacités de CRM de talents, des outils d'entretien, du reporting, des actions automatisées, des intégrations et des fonctionnalités RH.
La plateforme la plus adaptée dépend du processus de recrutement de l'organisation, de son environnement technologique, de son budget et de ses besoins en matière de données.
Conclusion
Les logiciels de suivi des candidatures peuvent aider les organisations à centraliser les informations sur les candidats, à gérer les flux de recrutement, à coordonner les entretiens, à automatiser les activités répétitives et à analyser la performance du recrutement.
Les critères les plus importants vont au-delà du nombre de fonctionnalités disponibles. Les entreprises doivent examiner la facilité d'utilisation, la flexibilité des flux de travail, les intégrations, la sécurité, le reporting, la gouvernance de l'IA, les exigences de mise en œuvre et le coût total.
Un ATS choisi avec soin peut offrir une base structurée au recrutement tout en donnant aux équipes une meilleure visibilité sur le vivier de candidats et sur l'ensemble du processus d'embauche.