La selección de personal puede incluir la publicación de ofertas, las candidaturas, la revisión de currículos, las entrevistas, la comunicación con los candidatos, las aprobaciones y las decisiones de contratación. A medida que aumenta el número de vacantes y de candidatos, gestionar estas actividades mediante hojas de cálculo, correo electrónico y herramientas dispersas puede volverse complicado.
Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés) están diseñados para organizar y gestionar el proceso de selección en una única plataforma centralizada. Pueden almacenar la información de los candidatos, hacer un seguimiento de su avance por las distintas fases de contratación, facilitar la colaboración y ofrecer informes sobre la actividad de selección.
Las funciones disponibles varían de una plataforma a otra, desde el seguimiento básico de candidaturas hasta flujos de trabajo automatizados, gestión de entrevistas, analítica, integraciones y herramientas de selección asistidas por IA. Las empresas deberían evaluar estas capacidades en función de su volumen de contratación, su flujo de trabajo, la estructura de sus equipos y sus requisitos en materia de datos.
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos es un software que se utiliza para gestionar a los candidatos a lo largo del proceso de contratación. Un ATS puede recopilar candidaturas, almacenar la información de los candidatos, hacer un seguimiento del estado de cada candidatura y organizar las actividades de selección en una base de datos centralizada.
Un ATS típico puede dar soporte al proceso desde la creación de la solicitud de contratación y la publicación de la oferta hasta la preselección de candidatos, la realización de entrevistas, la gestión de ofertas y la elaboración de informes sobre la actividad de contratación.
En lugar de mantener la información de los candidatos repartida entre varias hojas de cálculo y conversaciones de correo electrónico, los equipos de selección pueden utilizar el ATS como registro central del proceso de selección.
Características clave de los sistemas de seguimiento de candidatos
Publicación y difusión de ofertas
Muchas plataformas ATS permiten a los reclutadores crear ofertas de empleo y difundirlas a través de las páginas de empleo de la empresa y de portales de empleo externos. Esto puede reducir la necesidad de publicar manualmente la misma vacante en varios canales.
Algunas plataformas ofrecen también herramientas para crear páginas de empleo y formularios de solicitud con la imagen de marca de la empresa.
Base de datos de candidatos
Un ATS suele almacenar perfiles de candidatos con información como currículos, datos de contacto, historial de candidaturas, notas de entrevistas e información sobre la fase de contratación.
Las funciones de búsqueda y filtrado permiten a los reclutadores encontrar candidatos según criterios como competencias, experiencia, formación, etiquetas o interacciones anteriores.
Análisis y preselección de currículos
El análisis automático de currículos puede extraer información de los currículos de los candidatos y organizarla en perfiles estructurados. Esto puede reducir la introducción manual de datos cuando los reclutadores procesan un gran número de candidaturas.
Algunos sistemas modernos ofrecen además preselección de candidatos o resúmenes de perfiles asistidos por IA. Estas herramientas varían considerablemente de un proveedor a otro, por lo que las empresas deberían entender cómo se generan las recomendaciones automatizadas y qué revisión humana sigue siendo necesaria.
Gestión del pipeline de candidatos
Las plataformas ATS suelen organizar a los candidatos según las fases del proceso de selección. Las fases habituales pueden incluir la revisión de la candidatura, la entrevista telefónica, las entrevistas, la evaluación, la oferta y la contratación.
Los reclutadores y los responsables de contratación pueden utilizar el pipeline para ver en qué punto del proceso se encuentra cada candidato e identificar las candidaturas que requieren alguna acción.
Programación de entrevistas
Las funciones de programación de entrevistas pueden ayudar a coordinar las entrevistas entre candidatos, reclutadores y responsables de contratación. Según la plataforma, pueden incluir sincronización de calendarios, autoprogramación, recordatorios automáticos e integraciones con herramientas de videoconferencia.
Kits de entrevista y fichas de evaluación
Las herramientas de entrevista estructurada permiten a las organizaciones establecer criterios de evaluación coherentes. Los kits de entrevista pueden proporcionar a los entrevistadores preguntas predefinidas, mientras que las fichas de evaluación les permiten registrar sus valoraciones con arreglo a criterios específicos.
Esto puede facilitar la organización y la comparación de las valoraciones entre candidatos.
Comunicación con los candidatos
Muchas plataformas ATS incluyen funciones de correo electrónico o mensajería para comunicarse con los candidatos. Los reclutadores pueden utilizar plantillas para comunicaciones habituales, como invitaciones a entrevistas, actualizaciones de estado, seguimientos y mensajes de rechazo.
Centralizar la comunicación también puede facilitar que los equipos de selección consulten las interacciones anteriores con un candidato.
Informes y analítica
La analítica de selección puede ofrecer información sobre el pipeline de contratación y el rendimiento del proceso de selección. Según el sistema, los informes pueden abarcar:
- Número de candidatos
- Candidatos por fase de contratación
- Tiempo transcurrido en cada fase
- Rendimiento de las fuentes
- Actividad de entrevistas
- Aceptación de ofertas
- Tiempo de cobertura de vacantes
- Conversión del embudo de contratación
Estos informes pueden ayudar a las organizaciones a identificar cuellos de botella y a comprender cómo avanzan los candidatos por el proceso de selección.
Integraciones
Un ATS puede integrarse con calendarios, portales de empleo, sistemas de RR. HH., proveedores de verificación de antecedentes, plataformas de evaluación, herramientas de entrevistas por vídeo y otras aplicaciones de selección.
Las capacidades de integración son especialmente importantes cuando la empresa ya cuenta con un conjunto consolidado de tecnologías de RR. HH.
Ventajas de un sistema de seguimiento de candidatos
Información de selección centralizada
Un ATS ofrece un punto central para la información de los candidatos, las fases de contratación, las valoraciones de las entrevistas y las actividades de selección relacionadas. Esto puede reducir la necesidad de buscar en varios sistemas.
Menos trabajo administrativo
La automatización puede reducir tareas repetitivas como el envío de recordatorios, la programación de entrevistas, el avance de los candidatos a través de flujos de trabajo predefinidos y la creación de comunicaciones estandarizadas.
Mejor colaboración entre equipos
Los reclutadores, los responsables de contratación, los entrevistadores y los equipos de RR. HH. pueden acceder a la información pertinente de los candidatos dentro del mismo sistema. Esto puede reducir las idas y venidas en la comunicación y aclarar las responsabilidades.
Mayor visibilidad del proceso de selección
Los informes ofrecen a las organizaciones una visión de la actividad de contratación y del rendimiento del pipeline. Los responsables pueden utilizar esta información para identificar retrasos y supervisar el avance de la selección.
Procesos de contratación más coherentes
Los flujos de trabajo estandarizados, los kits de entrevista y las fichas de evaluación pueden ayudar a las organizaciones a establecer procesos coherentes entre puestos y equipos de selección.
Sistemas de seguimiento de candidatos y CRM de selección
Un ATS y un CRM de selección pueden cumplir funciones distintas.
Un ATS se centra por lo general en gestionar a los candidatos a lo largo del proceso de contratación una vez que entran en el pipeline de selección. Un CRM de selección se orienta más a la búsqueda proactiva de talento, las bolsas de talento, la relación con los candidatos y el contacto con posibles candidatos antes de que presenten formalmente su candidatura.
Algunas plataformas de selección combinan ambas funciones, mientras que otras integran un ATS con un CRM independiente.
Aspectos clave al elegir un ATS
Volumen de contratación
Una pequeña empresa que contrata de forma ocasional puede tener requisitos distintos de los de una organización que gestiona cientos o miles de candidaturas. Conviene tener en cuenta el número de vacantes, candidatos, reclutadores y responsables de contratación que utilizarán el sistema.
Personalización de los flujos de trabajo
Los procesos de selección difieren de una organización a otra. Conviene buscar un ATS capaz de adaptarse a las fases de aprobación, las estructuras de entrevista, los flujos de contratación y los requisitos de información de la empresa.
Facilidad de uso
Un ATS puede ser utilizado tanto por reclutadores como por responsables de contratación y entrevistadores. Una interfaz complicada puede dificultar su adopción, por lo que la usabilidad debería evaluarse para todas las personas que interactuarán con el sistema.
Integraciones
Es importante comprobar si la plataforma se conecta con las herramientas que ya utiliza la organización, como calendarios, software de RR. HH., portales de empleo, sistemas de evaluación, herramientas de comunicación y plataformas de incorporación.
Seguridad y gestión de datos
Los expedientes de los candidatos contienen información personal sensible. Antes de seleccionar una plataforma, las empresas deberían examinar los controles de acceso, la conservación de datos, los registros de auditoría, las prácticas de seguridad y las capacidades de exportación de datos.
IA y automatización
Las funciones de IA pueden ayudar en tareas como el resumen de currículos, la correspondencia entre candidatos y puestos, la preselección y la automatización de flujos de trabajo. Las empresas deberían evaluar estas funciones con detenimiento, incluidos la transparencia, la supervisión humana, la gobernanza y el tratamiento de los datos de los candidatos.
Coste total
El precio puede incluir algo más que la suscripción básica. Al estimar el coste total de un ATS, las empresas deberían tener en cuenta la implantación, la migración de datos, los usuarios adicionales, las integraciones, el soporte, el acceso a la API y las funciones opcionales.
Ejemplos de sistemas de seguimiento de candidatos
Varias plataformas consolidadas de RR. HH. y selección ofrecen funciones de ATS.
Greenhouse ofrece seguimiento de candidatos, herramientas de contratación estructurada, kits de entrevista, fichas de evaluación, analítica de selección, integraciones y gestión de flujos de trabajo.
Workable ofrece seguimiento de candidatos junto con búsqueda de candidatos, capacidades de CRM de talento, herramientas de entrevista, informes, acciones automatizadas, integraciones y funciones de RR. HH.
La plataforma adecuada depende del proceso de contratación de la organización, su entorno tecnológico, su presupuesto y sus requisitos en materia de datos.
Reflexiones finales
Los sistemas de seguimiento de candidatos pueden ayudar a las organizaciones a centralizar la información de los candidatos, gestionar los flujos de selección, coordinar entrevistas, automatizar actividades repetitivas y analizar el rendimiento de la contratación.
Los aspectos más importantes van más allá del número de funciones disponibles. Las empresas deberían examinar la usabilidad, la flexibilidad de los flujos de trabajo, las integraciones, la seguridad, los informes, la gobernanza de la IA, los requisitos de implantación y el coste total.
Un ATS seleccionado con criterio puede proporcionar una base estructurada para la selección de personal y, al mismo tiempo, ofrecer a los equipos de contratación una mayor visibilidad sobre el pipeline de candidatos y el proceso de contratación en su conjunto.