Las organizaciones que prestan servicios de software, nube, datos y otras tecnologías suelen tener que demostrar que cuentan con controles adecuados para proteger la información de sus clientes. SOC 2 es uno de los marcos que se utilizan para evaluar los controles de las organizaciones de servicios, por lo que la preparación y la gestión continua de los controles son una parte importante de los programas de seguridad de muchas empresas.
El software de cumplimiento SOC 2 ayuda a las organizaciones a ordenar las políticas, los controles, las evidencias, las evaluaciones y los flujos de trabajo que intervienen en la preparación y el mantenimiento de la conformidad con SOC 2. Estas plataformas pueden automatizar la recopilación de evidencias, supervisar los controles, asignar responsabilidades, hacer el seguimiento de las medidas correctivas y facilitar la colaboración con los auditores.
El software de SOC 2 no emite por sí mismo un informe SOC 2 ni sustituye a un examen independiente. El AICPA explica que «un examen SOC 2 evalúa los controles relacionados con la seguridad, la disponibilidad, la integridad del procesamiento, la confidencialidad o la privacidad». Por tanto, las empresas deben considerar el software de cumplimiento como una herramienta de gestión y preparación dentro de un proceso más amplio de seguridad y auditoría.
¿Qué es el software de cumplimiento SOC 2?
El software de cumplimiento SOC 2 está diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar los controles y la documentación asociados a un programa SOC 2.
Una plataforma típica puede centralizar los requisitos de cumplimiento, las políticas, la titularidad de los controles, las evidencias, la información sobre riesgos y las tareas de corrección. Algunos productos se conectan directamente con la infraestructura en la nube, los proveedores de identidad, los sistemas de RR. HH., los repositorios de código y otras aplicaciones empresariales para recopilar evidencias de forma automática.
El software puede resultar especialmente útil para organizaciones que necesitan mantener las actividades de cumplimiento de forma continua, en lugar de preparar la documentación solo justo antes de una auditoría.
Qué es SOC 2
SOC 2 es un marco de examen desarrollado por el AICPA para organizaciones de servicios. El examen se centra en los controles relacionados con uno o varios de los Trust Services Criteria: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad.
Las organizaciones pueden elegir distintos criterios en función de sus servicios y requisitos de negocio. Por ello, el alcance de un encargo SOC 2 debe definirse entre la organización y su auditor de servicios, en lugar de presuponer que es idéntico para todas las empresas.
Funciones clave del software de cumplimiento SOC 2
**Gestión de controles**
Las plataformas de cumplimiento permiten documentar controles, asignar responsables, supervisar el estado de cada control y vincular los controles con las evidencias que los respaldan.
Una gestión centralizada de los controles facilita saber qué personas y procesos son responsables de cada requisito.
**Recopilación automatizada de evidencias**
La recopilación de evidencias es uno de los ámbitos en los que el software de cumplimiento puede reducir el trabajo manual. Las plataformas pueden conectarse a los sistemas de la empresa y recopilar automáticamente información relevante sobre configuraciones, controles de acceso, actividades de los empleados, procesos de seguridad y otros controles.
Por ejemplo, «Drata describe integraciones con infraestructura en la nube, proveedores de identidad, sistemas de RR. HH., repositorios de código y sistemas de tickets para la recopilación automatizada de evidencias».
**Supervisión continua de controles**
En lugar de revisar los controles solo en momentos concretos, algunas plataformas supervisan de forma continua los sistemas conectados y ejecutan pruebas automatizadas.
La supervisión continua puede ayudar a detectar cambios o fallos que requieran corrección antes de que se conviertan en problemas de cumplimiento de mayor calado.
**Gestión de políticas**
Los programas SOC 2 suelen exigir políticas y procedimientos documentados. El software de cumplimiento puede ofrecer plantillas, repositorios de políticas, flujos de revisión, procesos de aprobación y control de versiones.
Así, las organizaciones disponen de un lugar centralizado para gestionar la documentación de seguridad y cumplimiento.
**Gestión de riesgos**
Algunas plataformas SOC 2 incluyen registros de riesgos y herramientas de evaluación. Las organizaciones pueden documentar riesgos, asignar responsables, definir planes de mitigación y supervisar los avances.
La gestión de riesgos también ayuda a los equipos a vincular los riesgos identificados con los controles diseñados para abordarlos.
**Seguimiento de la corrección**
Cuando las pruebas automatizadas o las evaluaciones detectan carencias, el software de cumplimiento puede crear tareas y asignarlas a los empleados responsables.
El seguimiento de la corrección ofrece visibilidad sobre los problemas pendientes y ayuda a los equipos a documentar las medidas adoptadas para subsanar las deficiencias de los controles.
**Colaboración con los auditores**
Algunas plataformas ofrecen espacios de trabajo específicos en los que los auditores pueden acceder a las evidencias, la información de los controles y la documentación pertinentes.
Un espacio de trabajo centralizado puede reducir la necesidad de intercambiar archivos y correos electrónicos sueltos durante una auditoría. Drata, por ejemplo, ofrece un espacio de trabajo para auditores con evidencias asignadas, el estado de los controles y registros de cambios.
**Informes y paneles**
Los paneles pueden mostrar el estado de los controles, la cobertura de evidencias, las tareas de corrección abiertas y el avance general del programa.
Estos informes ayudan a los equipos de cumplimiento a comunicar la situación a la dirección y a identificar las áreas que requieren atención.
Usos habituales del software de cumplimiento SOC 2
**Preparación para SOC 2**
Las organizaciones que se preparan para su primer examen SOC 2 pueden utilizar plataformas de cumplimiento para identificar los controles necesarios, organizar la documentación, recopilar evidencias y hacer el seguimiento del trabajo pendiente.
**Gestión continua del cumplimiento**
Tras un examen, las empresas pueden seguir utilizando el software para supervisar los controles y mantener las evidencias de cara a futuros periodos de informe.
Esto puede evitar tener que reconstruir el programa de cumplimiento desde cero cada año.
**Gestión del programa de seguridad**
El software de SOC 2 también puede respaldar actividades de seguridad más amplias al centralizar políticas, riesgos, controles, evidencias y responsabilidades de los empleados.
**Solicitudes de seguridad de clientes**
Las empresas tecnológicas pueden recibir cuestionarios de seguridad de clientes potenciales. Un programa de cumplimiento bien mantenido aporta documentación que ayuda a responder preguntas recurrentes sobre prácticas y controles de seguridad.
**Múltiples marcos**
Algunas plataformas permiten gestionar SOC 2 junto con otros marcos y normas. Esto resulta útil cuando unos mismos controles de seguridad de base sirven para cumplir varios requisitos.
Ventajas del software de cumplimiento SOC 2
Las plataformas de cumplimiento SOC 2 pueden aportar varias ventajas potenciales:
- Menos trabajo manual: la recopilación automatizada de evidencias puede reducir las tareas repetitivas de documentación.
- Información centralizada: políticas, controles, evidencias, riesgos y correcciones pueden gestionarse en un único sistema.
- Visibilidad continua: la supervisión ofrece una visión más actualizada del estado de los controles.
- Mayor rendición de cuentas: los responsables de los controles y de las correcciones pueden asignarse con claridad.
- Auditorías más sencillas: las evidencias organizadas y los espacios de trabajo para auditores reducen el ir y venir administrativo.
- Evidencias reutilizables: las evidencias que respaldan varios controles o periodos de informe pueden reducir el trabajo duplicado.
Estas ventajas dependen de la calidad de las integraciones, la configuración, los procesos internos y los controles de seguridad reales de la organización.
Software de SOC 2 frente a auditoría SOC 2
El software de cumplimiento SOC 2 y un examen SOC 2 cumplen funciones distintas.
El software de cumplimiento ayuda a la organización a gestionar sus controles internos, su documentación, sus evidencias y sus actividades de preparación.
Un examen SOC 2 es un examen independiente de los controles pertinentes, realizado conforme a las normas profesionales aplicables. «El AICPA describe SOC 2 como un examen de los controles de una organización de servicios relacionados con los Trust Services Criteria aplicables».
Utilizar software de cumplimiento no garantiza que una organización obtenga un informe SOC 2. Los controles subyacentes deben estar adecuadamente diseñados y funcionar correctamente, y el examen lo lleva a cabo el auditor de servicios.
Aspectos clave al elegir software de SOC 2
**Cobertura del marco**
Conviene confirmar que la plataforma admite los criterios SOC 2 pertinentes para el examen de la organización y que se adapta al alcance previsto.
**Integraciones**
Hay que revisar las integraciones con plataformas en la nube, sistemas de identidad, software de RR. HH., repositorios de código, sistemas de tickets, herramientas de endpoints y otros sistemas que contengan evidencias útiles.
**Automatización**
Es importante determinar qué parte de la recopilación de evidencias y de las pruebas de controles puede automatizarse, y saber qué actividades seguirán requiriendo documentación o revisión manual.
**Seguridad**
Dado que las plataformas de cumplimiento contienen información de seguridad sensible, deben evaluarse la autenticación, los controles de acceso, el cifrado, los registros de auditoría, la retención de datos y los permisos administrativos.
**Personalización**
Las organizaciones pueden tener controles y flujos de trabajo que difieren de las plantillas estándar. Conviene valorar si la plataforma permite controles, políticas, evaluaciones y requisitos de evidencia personalizados.
**Soporte a los auditores**
Es recomendable revisar cómo facilita la plataforma la colaboración con los auditores y si las evidencias pueden compartirse de forma segura sin generar trabajo administrativo innecesario.
**Escalabilidad**
Hay que considerar si el sistema puede dar cabida a más empleados, aplicaciones, entornos en la nube, controles y marcos de cumplimiento a medida que la organización crece.
**Coste**
Al calcular el coste total, deben evaluarse las cuotas de suscripción, la implantación, las integraciones, el soporte, los módulos adicionales y la administración interna.
Ejemplos de software de cumplimiento SOC 2
Drata ofrece funciones de automatización del cumplimiento SOC 2 como la recopilación de evidencias, la supervisión continua de controles, la gestión de políticas, bibliotecas de controles, flujos de corrección y colaboración con los auditores.
Vanta ofrece automatización de SOC 2 con supervisión continua, pruebas automatizadas, integraciones con sistemas empresariales y de seguridad, y revisión de evidencias asistida por IA.
Otras plataformas de gobernanza, riesgo y cumplimiento pueden ofrecer gestión de SOC 2 junto con marcos de seguridad y programas de cumplimiento más amplios.
Reflexiones finales
El software de cumplimiento SOC 2 ayuda a las organizaciones a ordenar los controles, las políticas, las evidencias, los riesgos y los flujos de trabajo que forman parte de un programa SOC 2. La automatización puede reducir la recopilación repetitiva de evidencias, mientras que la supervisión continua aporta más visibilidad sobre el estado de los controles a lo largo del año.
Al seleccionar una plataforma, las empresas deben tener en cuenta la cobertura del marco, las integraciones, la automatización, la seguridad, la personalización, la colaboración con los auditores, la escalabilidad y el coste total. Sobre todo, el software de cumplimiento debe complementar —no sustituir— los controles de seguridad subyacentes, los procesos internos y el examen SOC 2 independiente de la organización.