Les organisations qui fournissent des services logiciels, cloud, de données et d'autres services technologiques doivent souvent démontrer qu'elles disposent de contrôles appropriés pour protéger les informations de leurs clients. SOC 2 est l'un des référentiels utilisés pour évaluer les contrôles des prestataires de services, ce qui fait de la préparation et de la gestion continue des contrôles un élément important des programmes de sécurité de nombreuses entreprises.
Les logiciels de conformité SOC 2 aident les organisations à organiser les politiques, les contrôles, les preuves, les évaluations et les workflows nécessaires pour se préparer à SOC 2 et rester prêtes. Ces plateformes peuvent automatiser la collecte des preuves, surveiller les contrôles, attribuer les responsabilités, suivre les mesures correctives et faciliter la collaboration avec les auditeurs.
Un logiciel SOC 2 ne fournit pas lui-même de rapport SOC 2 et ne remplace pas un examen indépendant. L'AICPA explique qu'« un examen SOC 2 évalue les contrôles relatifs à la sécurité, à la disponibilité, à l'intégrité du traitement, à la confidentialité ou à la protection de la vie privée ». Les entreprises doivent donc considérer les logiciels de conformité comme un outil de gestion et de préparation au sein d'un processus plus large de sécurité et d'audit.
Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité SOC 2 ?
Un logiciel de conformité SOC 2 est conçu pour aider les organisations à gérer les contrôles et la documentation associés à un programme SOC 2.
Une plateforme type peut centraliser les exigences de conformité, les politiques, la responsabilité des contrôles, les preuves, les informations sur les risques et les tâches correctives. Certains produits se connectent directement à l'infrastructure cloud, aux fournisseurs d'identité, aux systèmes RH, aux dépôts de code et à d'autres applications métier pour collecter automatiquement les preuves.
Le logiciel peut être particulièrement utile aux organisations qui doivent mener leurs activités de conformité en continu plutôt que de préparer la documentation juste avant un audit.
Comprendre SOC 2
SOC 2 est un cadre d'examen élaboré par l'AICPA pour les prestataires de services. L'examen porte sur les contrôles relatifs à un ou plusieurs des Trust Services Criteria : sécurité, disponibilité, intégrité du traitement, confidentialité et protection de la vie privée.
Les organisations peuvent retenir des critères différents selon leurs services et leurs besoins métier. Le périmètre d'une mission SOC 2 doit donc être défini avec l'organisation et son auditeur plutôt que supposé identique pour toutes les entreprises.
Principales fonctionnalités des logiciels de conformité SOC 2
**Gestion des contrôles**
Les plateformes de conformité permettent aux organisations de documenter les contrôles, de désigner leurs responsables, de surveiller leur statut et de les relier aux preuves correspondantes.
Une gestion centralisée des contrôles permet de mieux comprendre quelles personnes et quels processus sont responsables de chaque exigence.
**Collecte automatisée des preuves**
La collecte des preuves est l'un des domaines où les logiciels de conformité peuvent réduire le travail manuel. Les plateformes peuvent se connecter aux systèmes de l'entreprise et collecter automatiquement des informations pertinentes sur les configurations, les contrôles d'accès, les activités des collaborateurs, les processus de sécurité et d'autres contrôles.
Par exemple, « Drata décrit des intégrations avec l'infrastructure cloud, les fournisseurs d'identité, les systèmes RH, les dépôts de code et les systèmes de ticketing pour la collecte automatisée des preuves ».
**Surveillance continue des contrôles**
Au lieu de vérifier les contrôles uniquement à certains moments, certaines plateformes surveillent en continu les systèmes connectés et exécutent des tests automatisés.
La surveillance continue peut aider à détecter des changements ou des défaillances nécessitant des mesures correctives avant qu'ils ne deviennent des problèmes de conformité plus importants.
**Gestion des politiques**
Les programmes SOC 2 exigent généralement des politiques et des procédures documentées. Les logiciels de conformité peuvent fournir des modèles, des référentiels de politiques, des workflows de révision, des processus d'approbation et un suivi des versions.
Les organisations disposent ainsi d'un emplacement centralisé pour gérer leur documentation de sécurité et de conformité.
**Gestion des risques**
Certaines plateformes SOC 2 comprennent des registres des risques et des outils d'évaluation. Les organisations peuvent documenter les risques, désigner des responsables, établir des plans d'atténuation et suivre les progrès.
La gestion des risques peut également aider les équipes à relier les risques identifiés aux contrôles conçus pour y répondre.
**Suivi des mesures correctives**
Lorsque des tests automatisés ou des évaluations mettent en évidence des lacunes, les logiciels de conformité peuvent créer des tâches et les attribuer aux collaborateurs responsables.
Le suivi des mesures correctives offre une visibilité sur les problèmes non résolus et peut aider les équipes à documenter les actions entreprises pour corriger les défaillances des contrôles.
**Collaboration avec les auditeurs**
Certaines plateformes offrent des espaces de travail dédiés où les auditeurs peuvent accéder aux preuves, aux informations sur les contrôles et à la documentation pertinentes.
Un espace de travail centralisé peut réduire la nécessité d'échanger des fichiers et des e-mails individuels pendant un audit. Drata, par exemple, propose un espace de travail pour les auditeurs contenant les preuves associées, le statut des contrôles et les journaux de modifications.
**Rapports et tableaux de bord**
Les tableaux de bord peuvent présenter le statut des contrôles, la couverture des preuves, les tâches correctives en cours et l'avancement global du programme.
Ces rapports peuvent aider les équipes de conformité à informer la direction de l'état d'avancement et à repérer les domaines qui nécessitent une attention particulière.
Usages courants des logiciels de conformité SOC 2
**Préparation à SOC 2**
Les organisations qui se préparent à leur premier examen SOC 2 peuvent utiliser des plateformes de conformité pour identifier les contrôles requis, organiser la documentation, collecter les preuves et suivre le travail restant.
**Gestion continue de la conformité**
Après un examen, les entreprises peuvent continuer à utiliser le logiciel pour surveiller les contrôles et conserver les preuves pour les périodes de reporting suivantes.
Cela peut éviter de reconstruire le programme de conformité à partir de zéro chaque année.
**Gestion du programme de sécurité**
Les logiciels SOC 2 peuvent également soutenir des activités de sécurité plus larges en centralisant les politiques, les risques, les contrôles, les preuves et les responsabilités des collaborateurs.
**Demandes de sécurité des clients**
Les entreprises technologiques peuvent recevoir des questionnaires de sécurité de la part de clients potentiels. Un programme de conformité bien tenu peut fournir une documentation qui aide à répondre aux questions récurrentes sur les pratiques et les contrôles de sécurité.
**Référentiels multiples**
Certaines plateformes permettent aux organisations de gérer SOC 2 parallèlement à d'autres référentiels et normes. Cela peut être utile lorsque les mêmes contrôles de sécurité sous-jacents répondent à plusieurs exigences de conformité.
Avantages des logiciels de conformité SOC 2
Les plateformes de conformité SOC 2 peuvent offrir plusieurs avantages potentiels :
- Réduction du travail manuel : la collecte automatisée des preuves peut réduire les tâches de documentation répétitives.
- Centralisation des informations : les politiques, les contrôles, les preuves, les risques et les mesures correctives peuvent être gérés dans un seul système.
- Visibilité continue : la surveillance peut offrir une vision plus actuelle du statut des contrôles.
- Responsabilisation accrue : les responsables des contrôles et des mesures correctives peuvent être clairement désignés.
- Audits simplifiés : des preuves organisées et des espaces de travail pour les auditeurs peuvent réduire les allers-retours administratifs.
- Réutilisation des preuves : des preuves couvrant plusieurs contrôles ou périodes de reporting peuvent réduire le travail en double.
Ces avantages dépendent de la qualité des intégrations, de la configuration, des processus internes et des contrôles de sécurité réellement en place dans l'organisation.
Logiciel SOC 2 et audit SOC 2
Un logiciel de conformité SOC 2 et un examen SOC 2 répondent à des objectifs différents.
Le logiciel de conformité aide une organisation à gérer ses contrôles internes, sa documentation, ses preuves et ses activités de préparation.
Un examen SOC 2 est un examen indépendant des contrôles pertinents, réalisé selon les normes professionnelles applicables. « L'AICPA décrit SOC 2 comme un examen des contrôles d'un prestataire de services relatifs aux Trust Services Criteria applicables. »
L'utilisation d'un logiciel de conformité ne garantit pas qu'une organisation obtiendra un rapport SOC 2. Les contrôles sous-jacents doivent être correctement conçus et appliqués, et l'examen est mené par l'auditeur du prestataire de services.
Critères clés pour choisir un logiciel SOC 2
**Couverture des référentiels**
Vérifiez que la plateforme prend en charge les critères SOC 2 pertinents pour l'examen de l'organisation et qu'elle peut s'adapter au périmètre prévu.
**Intégrations**
Examinez les intégrations avec les plateformes cloud, les systèmes d'identité, les logiciels RH, les dépôts de code, les systèmes de ticketing, les outils de gestion des terminaux et les autres systèmes contenant des preuves utiles.
**Automatisation**
Déterminez dans quelle mesure la collecte des preuves et les tests des contrôles peuvent être automatisés. Identifiez également les activités qui nécessitent encore une documentation ou une revue manuelle.
**Sécurité**
Comme les plateformes de conformité contiennent des informations de sécurité sensibles, évaluez l'authentification, les contrôles d'accès, le chiffrement, les journaux d'audit, la conservation des données et les autorisations administratives.
**Personnalisation**
Les organisations peuvent avoir des contrôles et des workflows qui diffèrent des modèles standard. Vérifiez si la plateforme permet de créer des contrôles, des politiques, des évaluations et des exigences de preuves personnalisés.
**Accompagnement des auditeurs**
Examinez la manière dont la plateforme facilite la collaboration avec les auditeurs et si les preuves peuvent être partagées de manière sécurisée sans créer de travail administratif superflu.
**Évolutivité**
Vérifiez si le système peut prendre en charge davantage de collaborateurs, d'applications, d'environnements cloud, de contrôles et de référentiels de conformité à mesure que l'organisation se développe.
**Coût**
Évaluez les frais d'abonnement, la mise en œuvre, les intégrations, le support, les modules supplémentaires et l'administration interne dans le calcul du coût total.
Exemples de logiciels de conformité SOC 2
Drata propose des fonctionnalités d'automatisation de la conformité SOC 2, notamment la collecte des preuves, la surveillance continue des contrôles, la gestion des politiques, des bibliothèques de contrôles, des workflows de remédiation et la collaboration avec les auditeurs.
Vanta propose l'automatisation SOC 2 avec surveillance continue, tests automatisés, intégrations avec les systèmes métier et de sécurité, ainsi qu'une revue des preuves assistée par l'IA.
D'autres plateformes de gouvernance, de gestion des risques et de conformité peuvent proposer la gestion de SOC 2 en complément de référentiels de sécurité et de programmes de conformité plus larges.
Conclusion
Les logiciels de conformité SOC 2 aident les organisations à organiser les contrôles, les politiques, les preuves, les risques et les workflows d'un programme SOC 2. L'automatisation peut réduire la collecte répétitive des preuves, tandis que la surveillance continue offre une meilleure visibilité sur le statut des contrôles tout au long de l'année.
Lors du choix d'une plateforme, les entreprises doivent prendre en compte la couverture des référentiels, les intégrations, l'automatisation, la sécurité, la personnalisation, la collaboration avec les auditeurs, l'évolutivité et le coût total. Surtout, un logiciel de conformité doit compléter — et non remplacer — les contrôles de sécurité sous-jacents de l'organisation, ses processus internes et l'examen SOC 2 indépendant.