Les entreprises gèrent des dépenses liées aux déplacements, aux repas, aux fournitures de bureau, aux abonnements logiciels, aux indemnités kilométriques, aux activités avec les clients et à d'autres frais de fonctionnement. À mesure que le nombre de collaborateurs et de transactions augmente, collecter les justificatifs et examiner les notes de frais par e-mail et dans des tableurs peut devenir de plus en plus difficile.
Les logiciels de gestion des notes de frais offrent un système centralisé pour saisir, soumettre, examiner, approuver, rembourser et analyser les dépenses professionnelles. Les plateformes modernes peuvent également se connecter aux cartes d'entreprise, aux logiciels de comptabilité, aux ERP et aux outils de gestion des déplacements.
La bonne solution peut réduire le travail administratif manuel et donner aux équipes financières une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Les entreprises doivent toutefois évaluer leurs besoins en matière de processus, de contrôle des politiques de dépenses, d'intégrations, de sécurité, de reporting, de tarification et d'évolutivité avant de choisir une plateforme.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des notes de frais ?
Un logiciel de gestion des notes de frais est un système numérique qui aide les entreprises à suivre et à maîtriser les dépenses des collaborateurs et de l'entreprise. Il peut gérer l'ensemble du processus, du justificatif ou de la transaction initiale jusqu'à l'approbation, au remboursement et à la comptabilisation.
Un processus type de gestion des notes de frais comprend la soumission des dépenses, la capture des justificatifs, le contrôle de conformité aux politiques, l'approbation, le remboursement et le reporting financier. Microsoft décrit la gestion des notes de frais comme « un processus qui peut fournir une piste auditable depuis la dépense d'un collaborateur jusqu'à son approbation et sa comptabilisation au grand livre ».
Ce type de logiciel peut être particulièrement utile aux organisations dont les collaborateurs se déplacent, achètent des fournitures, utilisent des cartes d'entreprise ou engagent régulièrement des dépenses remboursables.
Les principales fonctionnalités des logiciels de gestion des notes de frais
Capture des justificatifs
La capture des justificatifs permet aux collaborateurs de soumettre leurs reçus sous forme numérique plutôt que de conserver des documents papier et de saisir manuellement chaque transaction.
Les systèmes modernes peuvent recourir à l'OCR ou à l'extraction de données par IA pour identifier des informations telles que le commerçant, le montant, la date et la catégorie de dépense. Microsoft et SAP Concur présentent tous deux la capture automatisée des justificatifs et l'extraction des données comme des fonctionnalités de leurs systèmes de gestion des notes de frais.
Notes de frais
Les collaborateurs peuvent créer des notes de frais regroupant plusieurs transactions en vue de leur examen et de leur remboursement.
Les notes peuvent inclure les justificatifs, les catégories de dépenses, l'objet professionnel, les codes de projet, les kilomètres parcourus, les participants et d'autres informations exigées par la politique de l'entreprise.
Circuits d'approbation
Le logiciel peut acheminer les notes de frais vers les managers ou d'autres approbateurs désignés selon des règles prédéfinies.
Par exemple, une dépense supérieure à un certain seuil peut nécessiter une validation supplémentaire, tandis que les dépenses courantes suivent un circuit plus simple. Les processus d'approbation paramétrables sont une fonctionnalité courante des plateformes modernes.
Contrôle des politiques de dépenses
Les entreprises peuvent définir des règles concernant les catégories de dépenses, les plafonds, les justificatifs obligatoires, les commerçants agréés, les frais de déplacement et d'autres exigences.
Le logiciel peut signaler ou bloquer automatiquement certaines dépenses non conformes avant leur approbation. Cela peut aider les équipes financières à appliquer les politiques de dépenses de manière plus cohérente.
Intégration des cartes d'entreprise
Relier les cartes d'entreprise au logiciel permet d'importer automatiquement les transactions dans le système de gestion des notes de frais.
Les collaborateurs peuvent alors associer leurs justificatifs aux transactions par carte plutôt que de saisir chaque opération manuellement. Le lien entre les dépenses de l'entreprise et les notes de frais est ainsi mieux assuré.
Gestion des remboursements
Lorsque des collaborateurs règlent eux-mêmes des dépenses professionnelles, le système peut suivre les montants approuvés et prendre en charge le processus de remboursement.
Les entreprises peuvent définir quelles dépenses ouvrent droit à remboursement et relier les notes approuvées aux processus de paiement ou de comptabilité.
Gestion des déplacements et des indemnités kilométriques
Certaines plateformes intègrent des fonctionnalités de gestion des déplacements ou se connectent à des outils de réservation. Les collaborateurs peuvent gérer les vols, les hôtels, les repas, les transports et les autres frais de déplacement au sein de processus connectés.
Les fonctionnalités d'indemnités kilométriques et d'indemnités journalières peuvent aussi être utiles aux entreprises dont les collaborateurs se déplacent régulièrement. Microsoft Business Central, par exemple, prend en charge les informations relatives aux indemnités kilométriques et journalières dans sa gestion des notes de frais.
Reporting et analyse
Les systèmes de gestion des notes de frais peuvent fournir des rapports sur les dépenses par collaborateur, par catégorie, par service, par projet, par fournisseur, sur les frais de déplacement et sur d'autres informations financières.
Ces rapports peuvent aider les équipes financières à repérer les tendances de dépenses et à vérifier que les dépenses respectent les politiques de l'entreprise.
Les usages des logiciels de gestion des notes de frais en entreprise
Les logiciels de gestion des notes de frais peuvent être utiles aux entreprises de nombreux secteurs.
Les organisations dont les collaborateurs voyagent beaucoup peuvent les utiliser pour gérer les billets d'avion, les hôtels, les repas, les transports et les indemnités kilométriques.
Les cabinets de services professionnels peuvent suivre les dépenses des collaborateurs liées aux projets et missions pour leurs clients.
Les organisations commerciales peuvent gérer les dépenses liées aux rendez-vous clients, aux événements, aux déplacements et au développement commercial.
Les entreprises travaillant à distance ou réparties sur plusieurs sites peuvent fournir à leurs collaborateurs des outils numériques pour soumettre leurs dépenses où qu'ils se trouvent.
Les services financiers peuvent utiliser des données de dépenses centralisées pour les rapprochements, le reporting, la budgétisation et le contrôle financier.
Le processus adapté dépend de la taille de l'organisation, de ses habitudes de dépenses, de la structure de ses effectifs et de ses politiques internes.
Les avantages des logiciels de gestion des notes de frais
L'un des avantages potentiels est la réduction de la saisie manuelle. Les collaborateurs peuvent capturer leurs justificatifs sous forme numérique, tandis que des processus automatisés font avancer les notes de frais jusqu'à leur examen et leur approbation.
Parmi les autres avantages potentiels :
- Des approbations plus rapides : les notes peuvent être transmises automatiquement aux approbateurs concernés.
- Un meilleur respect des politiques : des règles peuvent signaler les dépenses qui ne répondent pas aux exigences de l'entreprise.
- Une visibilité accrue : les équipes financières peuvent consulter les informations de dépenses dans un système centralisé.
- Des remboursements simplifiés : les dépenses approuvées des collaborateurs peuvent suivre des processus de remboursement standardisés.
- Moins de doublons : les données des cartes d'entreprise et des justificatifs peuvent être reliées.
- Une meilleure préparation aux audits : les enregistrements numériques documentent les dépenses et les approbations.
- Un reporting plus cohérent : des catégories et des processus standardisés peuvent améliorer la qualité des données de dépenses.
Microsoft et SAP Concur présentent tous deux la centralisation des données de dépenses, l'automatisation des processus, le contrôle des politiques et le reporting comme des fonctions clés de leurs plateformes.
Gestion des notes de frais et logiciels de comptabilité
Les logiciels de gestion des notes de frais fonctionnent souvent en complément des logiciels de comptabilité et des ERP plutôt qu'en remplacement.
Une fois une dépense approuvée, les informations correspondantes peuvent être transférées vers les systèmes comptables ou financiers pour être enregistrées et rapprochées. L'intégration peut réduire les doubles saisies et aider les équipes financières à tenir des comptes cohérents.
Par exemple, Microsoft Dynamics 365 Expense Management intègre les processus de notes de frais aux fonctionnalités Finance et Human Resources, tandis que SAP Concur propose des intégrations avec les systèmes ERP, RH, financiers et comptables.
Les entreprises doivent donc considérer leur logiciel de notes de frais comme un élément de leur environnement technologique financier plus large.
Points clés pour choisir un logiciel de gestion des notes de frais
Les besoins de l'entreprise
Commencez par identifier les dépenses que l'organisation doit gérer. Tenez compte des remboursements aux collaborateurs, des cartes d'entreprise, des déplacements, des indemnités kilométriques, des indemnités journalières, des dépenses liées aux projets et des autres catégories.
Une petite entreprise aux remboursements simples peut avoir besoin de moins de fonctionnalités qu'une organisation multinationale dotée de politiques de déplacement et de dépenses complexes.
Les intégrations
Vérifiez si la plateforme s'intègre aux systèmes existants de comptabilité, d'ERP, de RH, de paie, de cartes d'entreprise, de déplacements et de paiement.
Des intégrations solides peuvent réduire le travail manuel et faciliter le rapprochement des informations de dépenses.
L'accès mobile
Les collaborateurs engagent souvent des dépenses lorsqu'ils sont en déplacement ou loin de leur bureau. Les applications mobiles peuvent leur permettre de photographier leurs justificatifs, de soumettre leurs dépenses, de suivre l'état de leurs notes et de répondre aux demandes de leurs managers.
La sécurité
Les systèmes de gestion des notes de frais contiennent des informations financières et des données relatives aux collaborateurs. Les entreprises doivent évaluer l'authentification, les autorisations, le chiffrement, les journaux d'audit, la protection des données et les pratiques de sécurité du fournisseur.
Le reporting
Déterminez les informations dont les équipes financières et les managers ont besoin. Le reporting peut porter sur les dépenses par collaborateur, service, catégorie, projet, site ou période.
La tarification
Les tarifs peuvent varier selon le nombre de collaborateurs, le volume de dépenses, les modules, les intégrations et le niveau de support. Certains fournisseurs facturent par utilisateur ou par note de frais, tandis que les plateformes destinées aux grandes entreprises peuvent proposer des tarifs sur mesure.
Les entreprises doivent calculer le coût annuel prévisible et inclure les frais de mise en œuvre, de migration, de formation et d'intégration dans le coût total.
Exemples de logiciels de gestion des notes de frais
Le marché comprend des plateformes dédiées aux notes de frais ainsi que des systèmes financiers plus larges dotés de fonctionnalités de gestion des dépenses. Parmi les exemples figurent SAP Concur, Microsoft Dynamics 365, Expensify et Ramp.
Certaines plateformes se concentrent principalement sur les dépenses et remboursements des collaborateurs, tandis que d'autres associent la gestion des notes de frais aux cartes d'entreprise, aux déplacements, à la comptabilité fournisseurs, à la budgétisation et à une gestion plus globale des dépenses.
Les entreprises doivent comparer les plateformes en fonction de leur volume de transactions, de la complexité de leurs politiques, de leur environnement comptable, de la structure de leurs effectifs et de leurs besoins en reporting.
Conclusion
Les logiciels de gestion des notes de frais aident les entreprises à organiser les dépenses des collaborateurs, à automatiser les notes de frais, à faire respecter les politiques, à traiter les remboursements et à relier les informations de dépenses aux systèmes financiers. La capture numérique des justificatifs, les circuits d'approbation, l'intégration des cartes d'entreprise et le reporting peuvent réduire le travail administratif tout en améliorant la visibilité sur les dépenses de l'entreprise.
Avant de choisir une plateforme, les entreprises doivent cartographier leur processus actuel et identifier les étapes qui génèrent le plus de travail manuel. Évaluer les intégrations, le contrôle des politiques, les fonctionnalités mobiles, la sécurité, le reporting, l'évolutivité et le coût total peut contribuer à garantir que le logiciel convient aussi bien aux activités actuelles qu'à la croissance future.