Las empresas gestionan gastos de viajes, comidas, material de oficina, suscripciones de software, kilometraje, actividades con clientes y otros costes operativos. A medida que crece el número de empleados y de transacciones, recopilar recibos y revisar informes de gastos por correo electrónico y hojas de cálculo puede volverse cada vez más difícil.
El software de gestión de gastos ofrece un sistema centralizado para registrar, presentar, revisar, aprobar, reembolsar y notificar los gastos empresariales. Las plataformas modernas también pueden conectarse con tarjetas corporativas, sistemas contables, plataformas ERP y herramientas de gestión de viajes.
La solución adecuada puede reducir el trabajo administrativo manual y dar a los equipos de finanzas una mayor visibilidad sobre el gasto de la empresa. No obstante, las empresas deben evaluar los requisitos de flujo de trabajo, los controles de políticas, las integraciones, la seguridad, los informes, los precios y la escalabilidad antes de elegir una plataforma.
¿Qué es el software de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos es un sistema digital que ayuda a las empresas a controlar y hacer seguimiento de los gastos de los empleados y de la compañía. Puede gestionar el proceso desde el recibo o la transacción inicial hasta la aprobación, el reembolso y la contabilización.
Los flujos de trabajo habituales de gestión de gastos incluyen la presentación de gastos, la captura de recibos, la verificación del cumplimiento de las políticas, la aprobación, el reembolso y la información financiera. Microsoft describe la gestión de gastos como «un proceso que puede ofrecer un recorrido auditable desde el gasto de un empleado, pasando por su aprobación, hasta su contabilización en el libro mayor».
El software puede resultar especialmente útil para organizaciones cuyos empleados viajan, compran suministros, utilizan tarjetas corporativas o incurren con regularidad en gastos reembolsables.
Funciones clave del software de gestión de gastos
Captura de recibos
La captura de recibos permite a los empleados presentar los justificantes en formato digital en lugar de conservar documentos en papel e introducir manualmente cada transacción.
Los sistemas modernos pueden utilizar OCR o extracción de datos basada en IA para identificar información como el comercio, el importe, la fecha y la categoría del gasto. Tanto Microsoft como SAP Concur describen la captura automatizada de recibos y la extracción de datos como funciones de sus sistemas de gestión de gastos.
Informes de gastos
Los empleados pueden crear informes de gastos que agrupan transacciones individuales para su revisión y reembolso.
Los informes pueden incluir recibos, categorías de gasto, finalidades empresariales, códigos de proyecto, kilometraje, asistentes y otra información exigida por la política de la empresa.
Flujos de aprobación
El software de gastos puede enviar los informes a los responsables u otros aprobadores designados según reglas predefinidas.
Por ejemplo, un gasto que supere un determinado umbral podría requerir una aprobación adicional, mientras que los gastos rutinarios podrían seguir un flujo más sencillo. Los procesos de aprobación configurables son una función habitual de las plataformas modernas de gestión de gastos.
Controles de la política de gastos
Las empresas pueden establecer reglas que abarquen categorías de gasto, límites, recibos obligatorios, comercios autorizados, gastos de viaje y otros requisitos.
El software puede señalar o impedir automáticamente determinados gastos que no se ajustan a la política antes de que se aprueben. Esto puede ayudar a los equipos de finanzas a aplicar las políticas de gasto de forma más coherente.
Integración con tarjetas corporativas
Conectar las tarjetas corporativas con el software de gastos permite importar automáticamente las transacciones al sistema de gestión de gastos.
Así, los empleados pueden asociar los recibos a las transacciones de la tarjeta en lugar de introducir cada transacción manualmente. Esto crea un proceso más conectado entre el gasto de la empresa y la elaboración de informes de gastos.
Gestión de reembolsos
Cuando los empleados pagan gastos empresariales de su bolsillo, el sistema puede registrar los importes aprobados y respaldar los flujos de reembolso.
Las empresas pueden definir qué gastos son reembolsables y vincular los informes aprobados con los procesos de pago o contabilidad.
Gestión de viajes y kilometraje
Algunas plataformas incluyen capacidades de gestión de viajes o se integran con sistemas de reserva de viajes. Los empleados pueden gestionar vuelos, hoteles, comidas, transporte y otros gastos de viaje dentro de flujos de trabajo conectados.
Las funciones de kilometraje y dietas también pueden ser útiles para las empresas cuyos empleados viajan con regularidad por motivos de trabajo. Microsoft Business Central, por ejemplo, admite detalles de kilometraje y dietas dentro de la gestión de gastos.
Informes y analítica
Los sistemas de gestión de gastos pueden ofrecer informes sobre el gasto de los empleados, las categorías de gasto, los departamentos, los proyectos, los proveedores, los costes de viaje y otra información financiera.
Estos informes pueden ayudar a los equipos de finanzas a identificar patrones de gasto y a comprobar si los gastos se ajustan a las políticas de la empresa.
Usos empresariales del software de gestión de gastos
El software de gestión de gastos puede dar soporte a empresas de muchos sectores.
Las organizaciones con muchos desplazamientos pueden utilizarlo para gestionar billetes de avión, hoteles, comidas, transporte y kilometraje.
Las empresas de servicios profesionales pueden hacer seguimiento de los gastos de los empleados asociados a proyectos y encargos de clientes.
Las organizaciones de ventas pueden gestionar los gastos relacionados con reuniones con clientes, eventos, viajes y desarrollo de negocio.
Las empresas con plantillas remotas y distribuidas pueden proporcionar a los empleados herramientas digitales para presentar gastos independientemente de su ubicación.
Los departamentos financieros pueden utilizar datos de gastos centralizados para la conciliación, los informes, la presupuestación y los controles financieros.
El flujo de trabajo adecuado depende del tamaño de la organización, sus patrones de gasto, la estructura de su plantilla y sus políticas internas.
Ventajas del software de gestión de gastos
Una de las posibles ventajas es la reducción de la introducción manual de datos. Los empleados pueden capturar los recibos en formato digital, mientras que los flujos de trabajo automatizados hacen avanzar los informes por las fases de revisión y aprobación.
Otras posibles ventajas son:
- Aprobaciones más rápidas: los informes pueden enviarse automáticamente a los aprobadores correspondientes.
- Mejor cumplimiento de las políticas: las reglas pueden señalar los gastos que no cumplen los requisitos de la empresa.
- Mayor visibilidad: los equipos de finanzas pueden consultar la información de gasto en un sistema centralizado.
- Reembolsos más sencillos: los gastos aprobados de los empleados pueden tramitarse mediante procesos de reembolso estandarizados.
- Menos registros duplicados: los datos de las tarjetas corporativas y de los recibos pueden vincularse.
- Mejor preparación para auditorías: los registros digitales pueden documentar los gastos y las aprobaciones.
- Informes más coherentes: las categorías y los flujos de trabajo estandarizados pueden mejorar los datos de gastos.
Tanto Microsoft como SAP Concur describen los datos de gastos centralizados, los flujos de trabajo automatizados, los controles de políticas y los informes como funciones clave de sus plataformas de gestión de gastos.
Gestión de gastos y software de contabilidad
El software de gestión de gastos suele funcionar junto con los sistemas contables y ERP, en lugar de sustituirlos.
Una vez aprobado un gasto, la información correspondiente puede transferirse a los sistemas contables o financieros para su registro y conciliación. La integración puede reducir la introducción duplicada de datos y ayudar a los equipos de finanzas a mantener registros financieros coherentes.
Por ejemplo, Microsoft Dynamics 365 Expense Management integra los procesos de gastos con las funciones de Finance y Human Resources, mientras que SAP Concur ofrece integraciones con sistemas ERP, de recursos humanos, financieros y contables.
Por tanto, las empresas deben considerar el software de gastos como parte de su entorno más amplio de tecnología financiera.
Aspectos clave a la hora de elegir un software de gestión de gastos
Requisitos empresariales
Conviene empezar por identificar los gastos que la organización necesita gestionar. Hay que tener en cuenta los reembolsos a empleados, las tarjetas corporativas, los viajes, el kilometraje, las dietas, los gastos de proyectos y otras categorías.
Una pequeña empresa con reembolsos sencillos puede necesitar menos funciones que una organización multinacional con políticas de viaje y gasto complejas.
Integraciones
Hay que comprobar si la plataforma se integra con los sistemas existentes de contabilidad, ERP, recursos humanos, nóminas, tarjetas corporativas, viajes y pagos.
Unas integraciones sólidas pueden reducir el trabajo manual y facilitar la conciliación de la información de gastos.
Acceso móvil
Los empleados suelen incurrir en gastos mientras viajan o están fuera de su puesto de trabajo. Las aplicaciones móviles les permiten fotografiar recibos, presentar gastos, consultar el estado de los informes y responder a las solicitudes de sus responsables.
Seguridad
Los sistemas de gastos contienen información financiera y de los empleados. Las empresas deben evaluar la autenticación, los permisos, el cifrado, los registros de auditoría, la protección de datos y las prácticas de seguridad del proveedor.
Informes
Conviene considerar qué información necesitan los equipos de finanzas y los responsables. Los informes pueden incluir el gasto por empleado, departamento, categoría, proyecto, ubicación o periodo.
Precios
Los precios pueden variar según el número de empleados, el volumen de gastos, los módulos, las integraciones y el soporte. Algunos proveedores cobran por usuario o por informe, mientras que las plataformas empresariales pueden utilizar precios personalizados.
Las empresas deben calcular el coste anual previsto y tener en cuenta los gastos de implantación, migración, formación e integración como parte del coste total.
Ejemplos de software de gestión de gastos
El mercado incluye plataformas de gastos independientes y sistemas financieros más amplios con capacidades de gestión de gastos. Entre los ejemplos figuran SAP Concur, Microsoft Dynamics 365, Expensify y Ramp.
Algunas plataformas se centran principalmente en los gastos y reembolsos de los empleados, mientras que otras combinan la gestión de gastos con tarjetas corporativas, viajes, cuentas por pagar, presupuestación y funciones más amplias de gestión del gasto.
Las empresas deben comparar las plataformas en función de su volumen de transacciones, la complejidad de sus políticas, su entorno contable, la estructura de su plantilla y sus requisitos de informes.
Reflexiones finales
El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a organizar el gasto de los empleados, automatizar los informes de gastos, aplicar las políticas, tramitar los reembolsos y vincular la información de gastos con los sistemas financieros. La captura digital de recibos, los flujos de aprobación, las integraciones con tarjetas corporativas y los informes pueden reducir el trabajo administrativo y, al mismo tiempo, mejorar la visibilidad sobre el gasto de la empresa.
Antes de elegir una plataforma, las empresas deben trazar su proceso de gastos actual e identificar las áreas que generan más trabajo manual. Evaluar las integraciones, los controles de políticas, las capacidades móviles, la seguridad, los informes, la escalabilidad y el coste total puede ayudar a garantizar que el software se adapte tanto a las operaciones actuales como al crecimiento futuro.