Tenir des registres financiers exacts est une part importante de la gestion d'une entreprise. Les sociétés doivent suivre leurs recettes, leurs dépenses, leurs factures clients et fournisseurs, leurs paiements et leurs autres opérations, tout en conservant des registres qui étayent le reporting financier et la préparation des déclarations fiscales.
Les logiciels de tenue comptable aident les entreprises à organiser ces activités financières sous forme numérique. Les solutions modernes peuvent automatiser l'enregistrement des opérations, se connecter aux comptes bancaires, rapprocher les opérations, créer des factures, suivre les dépenses et produire des rapports financiers.
La bonne solution dépend de la taille et de la structure de l'entreprise, du volume d'opérations, des exigences comptables, des technologies existantes et du niveau d'automatisation souhaité. Comprendre les fonctionnalités de base et les critères de sélection peut aider les entreprises à choisir un logiciel adapté à leurs processus financiers.
Qu'est-ce qu'un logiciel de tenue comptable ?
Un logiciel de tenue comptable est un outil numérique qui sert à enregistrer et à organiser les opérations financières d'une entreprise. Il peut remplacer ou réduire les processus de tenue manuelle reposant sur des tableurs, des reçus papier et des registres séparés.
Selon la plateforme, un logiciel de tenue comptable peut prendre en charge le suivi des recettes et des dépenses, la facturation, la gestion des factures fournisseurs, le rapprochement bancaire, le reporting financier, les registres à caractère fiscal et d'autres activités comptables.
Par exemple, QuickBooks propose des fonctionnalités pour suivre les recettes et les dépenses, connecter des comptes bancaires, classer les reçus, facturer, produire des rapports et gérer d'autres informations financières.
Un logiciel de tenue comptable ne supprime pas nécessairement le besoin d'un expert-comptable ou d'un teneur de livres. Il peut en revanche offrir un système centralisé qui facilite l'enregistrement, la vérification et le partage des informations financières avec les professionnels de la comptabilité.
Principales fonctionnalités des logiciels de tenue comptable
Suivi des recettes et des dépenses
Un système de tenue comptable de base doit permettre aux entreprises d'enregistrer l'argent qui entre dans l'entreprise et celui qui en sort. Les dépenses peuvent généralement être classées selon le plan comptable de l'entreprise.
La catégorisation automatique peut réduire la saisie manuelle, même si les opérations doivent toujours être vérifiées.
Flux bancaires et rapprochement
Les flux bancaires permettent au logiciel d'importer les opérations des comptes financiers connectés. Les entreprises peuvent ensuite comparer ces opérations à leurs écritures comptables et rapprocher les écarts.
Xero, par exemple, propose des flux bancaires et des outils de rapprochement qui importent les opérations et permettent de les faire correspondre aux écritures comptables.
Le rapprochement bancaire est essentiel pour tenir une comptabilité exacte, car il permet de repérer les opérations manquantes, en double ou mal enregistrées.
Facturation et paiements
De nombreuses plateformes de tenue comptable intègrent des outils de facturation. Les entreprises peuvent créer des factures, les envoyer à leurs clients, suivre leur état de paiement et, dans certains cas, accepter des paiements en ligne.
L'intégration de la facturation à la tenue comptable évite de saisir séparément les opérations de vente.
Capture des reçus
La capture numérique des reçus permet aux entreprises de photographier ou de téléverser leurs reçus et de les associer aux opérations correspondantes.
Il est ainsi plus facile de conserver les justificatifs des dépenses. QuickBooks et FreshBooks proposent tous deux des outils de gestion des reçus dans le cadre de leurs fonctionnalités comptables.
Factures fournisseurs et dettes fournisseurs
Certains systèmes de tenue comptable permettent aux entreprises d'enregistrer leurs factures fournisseurs et de suivre les montants dus. Les plateformes plus avancées peuvent prendre en charge la validation des factures, la planification des paiements et la saisie automatique des factures.
Les entreprises bénéficient ainsi d'une meilleure visibilité sur leurs obligations financières à venir.
Reporting financier
Les logiciels de tenue comptable peuvent générer des rapports qui synthétisent l'activité financière. Les rapports courants comprennent :
- Les comptes de résultat
- Les bilans
- Les tableaux de flux de trésorerie
- Les rapports sur les créances clients
- Les rapports sur les dettes fournisseurs
- Les rapports de dépenses
- Les rapports à caractère fiscal
FreshBooks, par exemple, propose des rapports financiers tels que le compte de résultat, le bilan et la balance générale.
Prise en charge des taxes et de la taxe sur les ventes
Certaines plateformes proposent des outils pour organiser les opérations et suivre la taxe sur les ventes ou d'autres informations fiscales.
Les fonctionnalités fiscales exactes varient selon le pays et l'éditeur. Les entreprises doivent vérifier qu'une plateforme prend en charge les exigences fiscales applicables dans leur juridiction plutôt que de supposer que tous les calculs ou toutes les déclarations fiscales sont gérés automatiquement.
Accès mobile
Les systèmes de tenue comptable dans le cloud peuvent permettre aux dirigeants et aux collaborateurs d'accéder aux informations financières depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Les fonctionnalités mobiles peuvent être utiles pour enregistrer des dépenses, vérifier des factures, capturer des reçus ou consulter des informations financières en dehors du bureau.
Avantages des logiciels de tenue comptable
Moins de travail manuel
L'automatisation peut réduire les tâches répétitives telles que la saisie des opérations, le rapprochement des paiements, la catégorisation des dépenses et la création de factures récurrentes.
Une meilleure organisation financière
Conserver les registres financiers dans un seul système facilite la recherche des opérations, des reçus, des factures et des rapports.
Des informations plus à jour
Lorsque des flux bancaires et d'autres connexions automatisées sont disponibles, les informations financières peuvent être mises à jour plus souvent qu'avec une tenue comptable manuelle.
Un appui au reporting financier
Les entreprises peuvent utiliser les rapports comptables pour suivre leur chiffre d'affaires, leurs dépenses, leur rentabilité, leur trésorerie et d'autres indicateurs financiers.
Une collaboration facilitée
De nombreux systèmes dans le cloud permettent aux dirigeants de donner accès aux informations financières à leur expert-comptable ou à leur teneur de livres. FreshBooks, par exemple, permet aux comptables d'accéder aux données financières de l'entreprise.
Logiciel de tenue comptable ou logiciel de comptabilité ?
Les termes « logiciel de tenue comptable » et « logiciel de comptabilité » sont souvent employés indifféremment, même si leur périmètre peut différer.
La tenue comptable consiste généralement à enregistrer et à organiser les opérations financières. La comptabilité englobe un éventail d'activités plus large, notamment l'analyse financière, le reporting, les écritures de régularisation, la préparation des déclarations fiscales et l'interprétation des informations financières.
De nombreuses plateformes logicielles modernes combinent les capacités de tenue comptable et de comptabilité. Une entreprise peut donc utiliser une seule plateforme pour l'enregistrement des opérations, le rapprochement, la facturation, le reporting et la collaboration avec son expert-comptable.
Comment les entreprises choisissent une solution de tenue comptable
Partir des processus financiers
Avant de comparer les logiciels, les entreprises doivent identifier les tâches financières qu'elles ont à gérer. Il peut s'agir de la facturation, du suivi des dépenses, du rapprochement bancaire, des factures fournisseurs, de la paie, des stocks, des coûts de projet ou du reporting financier.
QuickBooks recommande de partir des processus de l'entreprise et de privilégier les fonctionnalités qui répondent à ses processus financiers les plus importants, plutôt que de choisir un logiciel uniquement en fonction du nombre de fonctionnalités disponibles.
Tenir compte de la taille de l'entreprise
Un travailleur indépendant qui réalise peu d'opérations peut n'avoir besoin que de fonctionnalités de base de tenue comptable et de facturation. Une entreprise en croissance peut nécessiter plusieurs utilisateurs, un reporting plus détaillé, la gestion des stocks, l'intégration de la paie ou des contrôles supplémentaires.
Examiner les intégrations
Les entreprises doivent vérifier si le logiciel se connecte aux applications existantes. Les intégrations courantes concernent les systèmes de paie, les prestataires de paiement, les plateformes de commerce électronique, les systèmes de gestion de la relation client, les applications de suivi du temps et les services bancaires.
Xero, par exemple, propose des intégrations avec des applications tierces, notamment des services de paiement, de commerce électronique et de paie.
Évaluer l'automatisation
L'automatisation peut réduire la charge administrative, mais les entreprises doivent privilégier une automatisation réellement utile plutôt que de choisir simplement la plateforme dotée de la plus longue liste de fonctionnalités.
Vérifiez si le logiciel peut automatiser les flux bancaires, le rapprochement des opérations, les factures récurrentes, la catégorisation des dépenses, la saisie des factures fournisseurs, les relances et d'autres activités répétitives.
Vérifier la sécurité et les contrôles d'accès
Les logiciels financiers contiennent des informations sensibles sur l'entreprise. Les entreprises doivent examiner les méthodes d'authentification disponibles, les autorisations des utilisateurs, la protection des données, les sauvegardes et les capacités d'audit.
Pour les entreprises qui comptent plusieurs collaborateurs ou font appel à des comptables externes, un accès fondé sur les rôles permet de contrôler qui peut consulter ou modifier les informations financières.
Comparer le coût total
Le coût d'un logiciel ne se limite pas à l'abonnement mensuel. Les entreprises doivent tenir compte de la mise en place, des utilisateurs supplémentaires, des intégrations, des frais de traitement des paiements, des services de paie, du support, de la migration des données et des fonctionnalités optionnelles.
Un abonnement moins cher ne se traduit pas forcément par un coût global plus faible si des capacités importantes nécessitent des services supplémentaires.
Anticiper la croissance
Le système de tenue comptable doit pouvoir absorber l'évolution attendue du volume d'opérations, du nombre de collaborateurs, de clients, de sites et de devises, ainsi que des exigences de reporting.
Choisir un logiciel évolutif peut éviter de devoir migrer les registres financiers vers une autre plateforme à mesure que l'entreprise se développe.
Exemples de logiciels de tenue comptable
Plusieurs plateformes reconnues proposent des fonctionnalités de tenue comptable et de comptabilité plus larges.
QuickBooks propose le suivi des recettes et des dépenses, les flux bancaires, la facturation, la capture des reçus, le reporting, des outils fiscaux et d'autres fonctionnalités comptables.
Xero offre les flux bancaires, le rapprochement, la facturation, le suivi des dépenses, le reporting, la gestion des factures fournisseurs et des intégrations avec d'autres applications métier.
FreshBooks associe des outils de tenue comptable et de comptabilité à la facturation, aux paiements, au suivi des dépenses, au reporting, au suivi du temps et à la collaboration avec l'expert-comptable.
La plateforme la plus adaptée dépend des processus financiers de l'entreprise, de sa taille, de son budget et de son environnement logiciel existant.
Conclusion
Les logiciels de tenue comptable peuvent aider les entreprises à organiser leurs opérations financières, à réduire les tâches administratives répétitives, à rapprocher leurs comptes, à gérer leurs factures et leurs dépenses et à produire des rapports financiers.
Le choix d'une solution doit partir des processus réels de tenue comptable de l'entreprise. Les entreprises peuvent ensuite comparer des fonctionnalités telles que les flux bancaires, le rapprochement, la facturation, la gestion des dépenses, le reporting, les intégrations, la sécurité, l'automatisation et l'accès mobile.
L'objectif n'est pas forcément de choisir la plateforme la plus riche en fonctionnalités. Une solution de tenue comptable adaptée est celle qui prend en charge les processus financiers actuels de l'entreprise, reste pratique pour les collaborateurs et les professionnels de la comptabilité, et peut accompagner l'entreprise à mesure que ses besoins évoluent.