La gestión de personas abarca una amplia variedad de responsabilidades administrativas y operativas, desde mantener los expedientes de los empleados y tramitar las solicitudes de ausencia hasta la contratación, la incorporación, la gestión del desempeño y la planificación de la plantilla. A medida que las organizaciones crecen, gestionar estas actividades mediante hojas de cálculo y sistemas inconexos puede resultar cada vez más difícil.
El software de recursos humanos ofrece una forma centralizada de gestionar la información de los empleados y automatizar muchos procesos de RR. HH. Según la plataforma, puede dar soporte a la selección de personal, la incorporación, la integración con nóminas, la administración de beneficios, el control horario y de asistencia, la gestión del desempeño, el compromiso de los empleados y la elaboración de informes.
El sistema adecuado depende del tamaño de la organización, la estructura de su plantilla, la tecnología existente y sus necesidades de RR. HH. Las empresas deben evaluar la funcionalidad, la seguridad, las integraciones, la facilidad de uso, la escalabilidad y el coste total antes de elegir una plataforma.
¿Qué es el software de RR. HH.?
El software de RR. HH. es un sistema tecnológico diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar la información y los procesos relacionados con los empleados. Un sistema básico puede funcionar principalmente como base de datos centralizada de empleados, mientras que las plataformas más completas pueden cubrir todo el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la salida.
La U.S. Bureau of Labor Statistics describe a los especialistas en recursos humanos como profesionales que participan en la captación, la preselección, las entrevistas, la contratación y el apoyo a los procesos relacionados con los empleados. El software de RR. HH. puede proporcionar herramientas digitales para organizar y automatizar muchas de estas actividades. (bls.gov)
Las plataformas de RR. HH. modernas suelen estar basadas en la nube, lo que permite a empleados y equipos de RR. HH. acceder a la información mediante aplicaciones web o móviles.
Funciones clave del software de RR. HH.
**Gestión de expedientes de empleados**
Una base de datos central de empleados es una de las funciones principales del software de RR. HH. Las organizaciones pueden mantener información como los datos de contacto de los empleados, sus cargos, departamentos, situación laboral, datos de retribución y documentos importantes.
Centralizar los expedientes puede reducir la dependencia de hojas de cálculo independientes y facilitar que el personal de RR. HH. autorizado localice la información actualizada.
**Selección de personal y seguimiento de candidatos**
Muchas plataformas de RR. HH. incluyen funciones de seguimiento de candidatos. Estas herramientas ayudan a los reclutadores a gestionar ofertas de empleo, candidaturas, perfiles de candidatos, calendarios de entrevistas y flujos de contratación.
Un sistema de seguimiento de candidatos ofrece un proceso estructurado para hacer avanzar a los candidatos por fases como la revisión de la candidatura, las entrevistas, las ofertas y la contratación.
**Incorporación de empleados**
El software de RR. HH. puede automatizar las tareas de incorporación de los nuevos empleados. Los equipos de RR. HH. pueden crear listas de comprobación, asignar los documentos necesarios, programar formaciones y coordinar tareas con los responsables y otros departamentos.
La incorporación automatizada ayuda a garantizar que los pasos rutinarios se completen de forma homogénea y, al mismo tiempo, da a los nuevos empleados acceso a información importante.
**Control horario y de asistencia**
Las funciones de registro horario y asistencia permiten a las organizaciones registrar las horas trabajadas, los turnos, las ausencias y, cuando corresponda, las horas extraordinarias.
Estas herramientas pueden ser especialmente útiles para organizaciones con empleados por horas o con turnos complejos. Algunos sistemas también pueden conectar los registros horarios con los sistemas de nóminas o de gestión de la plantilla.
**Administración de beneficios**
Las plataformas de RR. HH. pueden ayudar a los empleados a inscribirse en beneficios como el seguro médico, los planes de jubilación y otros programas ofrecidos por la empresa, y a gestionarlos.
La integración con los proveedores de beneficios puede reducir el trabajo administrativo manual y ayudar a los equipos de RR. HH. a mantener expedientes de empleados más coherentes.
**Gestión del desempeño**
Las herramientas de gestión del desempeño pueden respaldar la fijación de objetivos, las evaluaciones, la retroalimentación y la planificación del desarrollo.
Los responsables pueden establecer objetivos, hacer seguimiento de los avances, documentar la retroalimentación y realizar evaluaciones estructuradas dentro de la plataforma de RR. HH.
**Formación y desarrollo**
Algunos sistemas de RR. HH. incluyen funciones de gestión del aprendizaje o de desarrollo de empleados. Las organizaciones pueden usar estas herramientas para asignar formaciones, supervisar su finalización, mantener registros de aprendizaje y respaldar programas de desarrollo profesional.
**Autoservicio para empleados**
Los portales de autoservicio permiten a los trabajadores consultar o actualizar determinada información sin que el personal de RR. HH. tenga que tramitar cada solicitud.
Según la plataforma, los empleados pueden actualizar sus datos personales, consultar documentos, solicitar días libres, acceder a la información sobre beneficios o revisar las políticas de la empresa.
**Informes y analítica de RR. HH.**
La analítica de RR. HH. ayuda a las organizaciones a examinar información sobre la plantilla, como la rotación, el número de empleados, el absentismo, la actividad de selección, la retribución y otras métricas de personal.
La Office of Human Resources Management del U.S. Department of Labor destaca el papel de los datos y la analítica de la plantilla para respaldar la planificación de personal y la toma de decisiones. (dol.gov)
Usos empresariales del software de RR. HH.
El software de RR. HH. puede dar soporte a las organizaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado.
Los equipos de selección pueden organizar la información de los candidatos y gestionar los flujos de contratación.
Los departamentos de RR. HH. pueden mantener los expedientes de los empleados, gestionar políticas, coordinar beneficios y ocuparse de los procesos administrativos.
Los responsables pueden utilizar la información de desempeño y de plantilla para dirigir sus equipos y hacer seguimiento de los objetivos.
Los empleados pueden usar las herramientas de autoservicio para acceder a documentos, solicitar días libres y actualizar la información que se les permita.
Los directivos pueden emplear los informes de plantilla para conocer el número de empleados, la rotación, la actividad de contratación y otras métricas organizativas.
Las aplicaciones concretas dependen de la plantilla de la organización y de las capacidades que incluya su plataforma de RR. HH.
Ventajas del software de RR. HH.
Una posible ventaja es la centralización de la información de los empleados. En lugar de mantener los expedientes repartidos en varias hojas de cálculo y sistemas, las organizaciones pueden gestionar la información de RR. HH. relevante en una plataforma conectada.
Otras posibles ventajas son:
- Menos trabajo administrativo: los procesos rutinarios de RR. HH. pueden automatizarse.
- Mayor coherencia de los datos: la información de los empleados puede mantenerse en un sistema central.
- Atención más rápida a los empleados: las herramientas de autoservicio pueden reducir las solicitudes rutinarias al personal de RR. HH.
- Mejores informes: los equipos de RR. HH. pueden acceder a la información de la plantilla con mayor eficiencia.
- Procesos estandarizados: la selección, la incorporación, las evaluaciones y otros flujos de trabajo pueden seguir procedimientos homogéneos.
- Mejor colaboración: RR. HH., responsables y empleados pueden trabajar con información compartida.
Las ventajas reales dependen de la implantación, la calidad de los datos, la adopción por parte de los empleados y la adecuación de la plataforma a los procesos de la organización.
Software de RR. HH. en la nube frente a sistemas locales
La mayor parte del software de RR. HH. moderno se ofrece mediante plataformas en la nube. Los sistemas en la nube están alojados por el proveedor del software y se accede a ellos a través de una conexión a internet.
El software de RR. HH. en la nube puede reducir la responsabilidad de la organización en el mantenimiento de servidores e infraestructura. Los proveedores suelen encargarse de las actualizaciones del software, el mantenimiento de la infraestructura y otras operaciones técnicas.
Los sistemas de RR. HH. locales (on-premises) se instalan en una infraestructura controlada por la organización. Pueden ofrecer un mayor control sobre el entorno técnico, pero es posible que requieran más recursos de TI internos.
Las empresas deben tener en cuenta los requisitos de seguridad, las capacidades de TI, las necesidades de integración, la residencia de los datos y los costes a largo plazo al evaluar los modelos de implantación.
Aspectos clave al elegir un software de RR. HH.
**Tamaño de la empresa y estructura de la plantilla**
Una pequeña empresa con una plantilla sencilla puede necesitar expedientes de empleados, incorporación, control horario e informes básicos.
Las organizaciones de mayor tamaño pueden requerir capacidades más avanzadas, como soporte para varias sedes, informes avanzados, estructuras organizativas, administración de beneficios y planificación de la plantilla.
**Integraciones**
Es posible que el software de RR. HH. deba conectarse con sistemas de nóminas, contabilidad, beneficios, selección, control horario, gestión de identidades y colaboración.
Unas integraciones sólidas pueden reducir la introducción duplicada de datos y permitir que la información de los empleados fluya entre sistemas.
**Seguridad y privacidad**
Las plataformas de RR. HH. contienen información sensible, como los datos de contacto de los empleados, los detalles de retribución, la información fiscal y los expedientes laborales.
Las empresas deben examinar el cifrado, la autenticación, los permisos basados en roles, los registros de auditoría, la conservación de datos, las copias de seguridad y las prácticas de seguridad del proveedor.
**Cumplimiento normativo**
Los requisitos laborales pueden variar según la jurisdicción y el sector. El software de RR. HH. puede ofrecer herramientas que faciliten el mantenimiento de registros y los flujos de trabajo relacionados con el cumplimiento, pero las organizaciones siguen siendo responsables de conocer y cumplir las leyes aplicables a su actividad.
Las empresas que operan en varias ubicaciones deben determinar si la plataforma puede adaptarse a los requisitos locales pertinentes.
**Facilidad de uso**
El software de RR. HH. lo utilizan profesionales de RR. HH., responsables y empleados. Una interfaz complicada puede reducir la adopción y aumentar la carga de trabajo administrativo.
Las empresas deben evaluar el autoservicio para empleados, el acceso móvil, la navegación, la configuración de flujos de trabajo y las necesidades de formación.
**Precios y coste total**
Los modelos de precios pueden depender del número de empleados, los módulos, las funciones y el nivel de servicio. Pueden aplicarse costes adicionales por la implantación, la migración de datos, las integraciones, la formación, el soporte prémium o los módulos especializados.
Las empresas deben evaluar el coste total previsto en lugar de comparar únicamente los precios de suscripción.
Ejemplos de software de RR. HH.
El mercado de software de RR. HH. incluye plataformas con distintas combinaciones de capacidades de recursos humanos, nóminas, gestión de la plantilla, selección y experiencia del empleado. Algunos ejemplos son Workday, ADP, BambooHR, UKG y SAP SuccessFactors.
Algunas plataformas se centran en las funciones básicas de RR. HH. y la gestión de empleados, mientras que otras ofrecen suites más amplias que abarcan nóminas, gestión del talento, planificación de la plantilla, selección y analítica.
Las empresas deben comparar los productos en función de las necesidades de su plantilla, la tecnología existente, el presupuesto, la cobertura geográfica y la estrategia de RR. HH. a largo plazo.
Reflexiones finales
El software de RR. HH. puede ayudar a las organizaciones a centralizar la información de los empleados, automatizar procesos administrativos, respaldar la selección y la incorporación, gestionar los datos de la plantilla y ofrecer autoservicio a los empleados. Las plataformas más completas pueden conectar los procesos de RR. HH. con las nóminas, los beneficios, la gestión del desempeño y la analítica de personal.
Antes de elegir un sistema, las empresas deben identificar los procesos de RR. HH. que necesitan gestionar, revisar los requisitos de integración y seguridad, evaluar la facilidad de uso y calcular el coste total de la implantación y el funcionamiento continuado. La plataforma adecuada debe responder a las necesidades actuales de la plantilla y ofrecer al mismo tiempo la flexibilidad suficiente para acompañar el crecimiento de la organización.