Las organizaciones recopilan información de bases de datos, aplicaciones, sitios web, interacciones con clientes, sistemas financieros y otras fuentes. A medida que estos entornos de datos se vuelven más complejos, las empresas necesitan formas fiables de organizar, proteger, mantener y acceder a su información.

El software de gestión de datos ofrece herramientas para tratar los datos a lo largo de todo su ciclo de vida. Según la plataforma, estas herramientas pueden respaldar la integración de datos, la calidad de los datos, la gobernanza, la gestión de metadatos, la gestión de datos maestros, el almacenamiento, la seguridad y el descubrimiento de datos.

La solución adecuada depende del entorno de datos y de los objetivos de la organización. Comprender las principales funciones y usos empresariales del software de gestión de datos puede ayudar a las organizaciones a determinar qué capacidades son más relevantes para sus necesidades.

¿Qué es el software de gestión de datos?

El software de gestión de datos ayuda a las organizaciones a recopilar, organizar, integrar, mantener, gobernar y utilizar los datos. Puede reunir información procedente de múltiples sistemas y, al mismo tiempo, ofrecer procesos para mejorar la calidad de los datos y controlar el acceso.

La gestión de datos va más allá del simple almacenamiento de información. Las organizaciones también necesitan saber de dónde proceden los datos, cómo cambian, quién puede acceder a ellos y si son precisos y coherentes. IBM describe la «gestión de datos como la práctica de recopilar, procesar y utilizar los datos de forma segura y eficiente».

Según la plataforma, el software de gestión de datos puede abordar un área concreta o combinar varias capacidades en un entorno de gestión de datos más amplio.

Funciones clave del software de gestión de datos

Integración de datos

Las organizaciones suelen tener información repartida entre bases de datos, aplicaciones en la nube, sistemas empresariales, hojas de cálculo y otras fuentes.

Las capacidades de integración de datos pueden conectar estas fuentes y poner la información a disposición de los sistemas operativos, los informes, la analítica y otros procesos empresariales. La integración es especialmente importante cuando distintos departamentos mantienen sistemas separados que contienen información superpuesta.

Gestión de la calidad de los datos

La calidad de los datos influye en la utilidad de la información para los informes y la toma de decisiones. Entre las dimensiones de calidad habituales figuran la exactitud, la integridad, la coherencia, la conformidad, la actualidad y la unicidad.

El software de gestión de datos puede ofrecer herramientas de perfilado, validación, depuración, estandarización y supervisión para ayudar a detectar y corregir los problemas de calidad.

Gestión de datos maestros

Los datos maestros hacen referencia a entidades empresariales importantes como clientes, productos, proveedores y ubicaciones.

La gestión de datos maestros (MDM) ayuda a las organizaciones a mantener información coherente sobre estas entidades en los distintos sistemas. Las herramientas de MDM pueden emparejar registros duplicados, conciliar diferencias y crear registros unificados que pueden compartirse entre aplicaciones.

Por ejemplo, una empresa puede tener un mismo cliente representado de forma diferente en sus sistemas de ventas, facturación y atención al cliente. Los procesos de MDM pueden ayudar a establecer un registro de cliente coherente.

Gobernanza de datos

La gobernanza de datos establece políticas y responsabilidades sobre cómo se recopilan, gestionan, protegen y utilizan los datos.

Las capacidades de gobernanza pueden incluir la titularidad de los datos, políticas de acceso, definiciones empresariales, reglas de calidad, flujos de trabajo de custodia y supervisión del cumplimiento normativo. Estos controles pueden ayudar a las organizaciones a establecer prácticas coherentes en todos los departamentos.

Metadatos y descubrimiento de datos

Los metadatos describen información sobre los datos, como su origen, lo que representan y cómo se utilizan.

Las herramientas de descubrimiento de datos pueden ayudar a los empleados a localizar conjuntos de datos relevantes y comprender su contexto. Los catálogos de datos y las capacidades de linaje también pueden ofrecer visibilidad sobre las relaciones entre fuentes de datos, transformaciones, informes y otros activos.

Seguridad de los datos

Las plataformas de gestión de datos pueden incluir controles de acceso, autenticación, cifrado, auditoría y otras capacidades de seguridad.

Los requisitos de seguridad varían según el tipo de información que se gestione. Las organizaciones que manejan información financiera, de clientes, de empleados u otra información confidencial deben evaluar cómo respalda una plataforma sus políticas internas de seguridad y los requisitos normativos aplicables.

Linaje de datos

El linaje de datos registra cómo se desplaza y transforma la información desde su fuente original a través de distintos sistemas y procesos.

Por ejemplo, el linaje puede ayudar a un analista a determinar qué sistemas de origen han contribuido a una métrica mostrada en un informe empresarial. Esta visibilidad puede respaldar la resolución de problemas, la gobernanza, la auditoría y la confianza en los resultados analíticos.

Usos empresariales del software de gestión de datos

El software de gestión de datos puede respaldar una amplia gama de actividades organizativas.

**Inteligencia de negocio:** las organizaciones pueden proporcionar a los equipos de analítica información más coherente y accesible para paneles e informes.

**Gestión de clientes:** las empresas pueden consolidar la información de clientes procedente de ventas, marketing, atención al cliente y otros sistemas.

**Operaciones:** la gestión de datos puede ayudar a las organizaciones a mantener información coherente sobre productos, inventario, proveedores y ubicaciones.

**Cumplimiento normativo:** las capacidades de gobernanza y auditoría pueden ayudar a las organizaciones a documentar cómo se gestionan los datos importantes y cómo se accede a ellos.

**Inteligencia artificial:** unos datos fiables y bien gobernados pueden proporcionar una base más sólida para las iniciativas de analítica e IA.

Software de gestión de datos frente a software de bases de datos

El software de gestión de datos y el software de bases de datos están relacionados, pero cumplen funciones distintas.

Un sistema de bases de datos proporciona principalmente un entorno para almacenar y recuperar información estructurada. Una solución de gestión de datos puede abarcar una gama más amplia de actividades, como la integración, la calidad, la gobernanza, los metadatos, la seguridad, el linaje y los datos maestros.

En la práctica, las organizaciones pueden utilizar bases de datos como parte de una arquitectura de gestión de datos más amplia, en lugar de considerar la base de datos como la solución completa de gestión de datos.

Cómo elegir un software de gestión de datos

Las organizaciones deben empezar por identificar sus principales desafíos en materia de datos.

Entre los aspectos clave figuran:

  • Fuentes de datos: ¿qué sistemas y tipos de datos deben conectarse?
  • Calidad de los datos: ¿necesita la organización depuración, validación, perfilado o supervisión?
  • Gobernanza: ¿qué políticas, estructuras de titularidad y requisitos de cumplimiento se aplican?
  • Integración: ¿puede el software funcionar con las bases de datos, aplicaciones y servicios en la nube existentes?
  • Escalabilidad: ¿puede soportar volúmenes de datos crecientes y usuarios adicionales?
  • Seguridad: ¿ofrece controles de acceso y auditoría adecuados?
  • Facilidad de uso: ¿pueden los usuarios de negocio y los equipos técnicos trabajar con la plataforma de forma eficaz?
  • Implementación: ¿necesita la organización una implementación en la nube, local o híbrida?

Una evaluación práctica también debe tener en cuenta los requisitos de implantación, la administración continua, los costes de licencia y el esfuerzo de integración.

Ejemplos de soluciones de gestión de datos

La gestión de datos es una categoría amplia, y los proveedores ofrecen soluciones que abarcan distintas partes del ciclo de vida de los datos.

IBM ofrece tecnologías de gestión de datos, gobernanza, integración y gestión de datos maestros. Sus soluciones de MDM se centran en unificar la información dispersa en los silos de la organización y en gestionar entidades críticas como clientes y productos.

Microsoft Purview ofrece capacidades de gobernanza de datos, descubrimiento, calidad de los datos y gestión de datos en todos los entornos de datos de la organización.

La solución adecuada depende de la arquitectura y los requisitos de la organización, y no simplemente del número de funciones disponibles.

Reflexiones finales

El software de gestión de datos puede ayudar a las organizaciones a estructurar entornos de datos cada vez más complejos. Sus capacidades pueden ir desde la integración y la calidad de los datos hasta la gobernanza, la seguridad, la gestión de metadatos y la gestión de datos maestros.

La consideración más importante es en qué medida el software responde a los desafíos concretos de la organización en materia de datos. Las empresas deben evaluar sus sistemas existentes, sus requisitos de calidad de los datos, sus políticas de gobernanza, sus necesidades de seguridad y sus planes futuros de analítica o IA antes de elegir una solución.

Un enfoque de gestión de datos bien diseñado puede hacer que la información sea más fácil de consultar, mantener y considerar fiable, a la vez que proporciona una base más sólida para las operaciones y la analítica empresariales.

Referencias